Описание процедуры создания бизнес-процесса «Входящая документация» в рамках корпоративного портала 1С-битрикс
Этим постом мы открываем цикл публикаций, посвященный настройке бизнес-процессов Битрикс24 для организации документооборота в компании.
Для начала мы рассмотрим простой процесс разнесения входящей корреспонденции по папкам Диска. В следующих постах мы будем расширять задачу и рассмотрим ведение реестра документов, дополнительную обработку документов в зависимости от их типа и др.
Большое количество разнообразной документации в компании требует продуманной организации хранения документов. Но даже если структура папок для хранения хорошо продумана, ее использование отнимает много времени, уходящего на поиск нужной папки и переключение между ними.
Для минимизации этих временных затрат мы используем бизнес-процесс документов «Входящая документация», который запускается автоматически при загрузке любого файла в раздел «Общие документы» и распределяет файлы по папкам в зависимости от их вида. Использоваться он может не только для входящей документации, но и для любых других типов документов в зависимости от настроек бизнес-процесса.
Для работы этого бизнес-процесса нами было создано несколько активити (действий), которые вы можете найти в Маркетплейсе (ссылки приведены в тексте поста).
Внимание! Эта версия бизнес-процесса использует действия, работающие со старой версией Диска. По мере появления действий для новой версии Диска ссылки в посте будут обновляться.
В нашей компании используется следующая система вложенности папок для хранения документов:
Название контрагента / Назначение документа / Тип документа / Год / Месяц
Первые три значения пользователь указывает на этапе загрузки документа.
Для получения параметров бизнес-процесса мы используем списки:
Все поля являются обязательными. По умолчанию удобнее задать тот вариант выбора, который наиболее часто встречается в работе.
Аналогичным образом настраиваются списки выбора назначения документа и контрагентов:
Сама логика работы бизнес-процесса достаточно проста и линейна: мы получаем на вход файл и значения параметров БП, проверяем, существуют ли соответствующие папки на диске. Если нет, то создаем их в нужных местах, затем копируем туда файл, уведомляем пользователя о благополучной загрузке файла в нужную папку и удаляем исходный экземпляр. Однако в целях дальнейшего масштабирования при создании мы использовали БП со статусами, разделив процесс на две части – проверка типа документа и завершение работы с документом.
Для работы бизнес-процесса нам понадобятся переменные. На скриншоте их довольно много, но реально нам сейчас нужна только одна – «IID инфоблока – библиотеки документов». Остальные переменные заложены на будущее для развития документооборота.
Ниже показана блок-схема первого этапа работы бизнес-процесса «Проверка типа документа».
На самом первом шаге мы указываем ID информационного блока, в котором будут храниться документы при помощи действия «Изменение переменных». Для сохранения этой информации используется переменная «IID инфоблока - библиотеки документов». В нашем случае документы хранятся в «Общих документах», его ID=28.
Затем мы должны проверить, существуют ли папки, в которых должен храниться документ, и если нет, то создать их.
Активити «» - одно из созданных нами для работы этого бизнес-процесса (все их можно найти в блоке «Прочее»). Оно берет текущую дату и разбивает ее на массив, позволяя узнать год и месяц, которые мы будем использовать далее для создания структуры папок.
Следующим шагом мы проверяем существование папки для выбранного контрагента при помощи другого созданного нами действия «». Поиск производится по названию раздела (в данном случае мы ищем заданное пользователем название контрагента, сохраненное в параметре шаблона), а также можно задать ID инфоблока для поиска (здесь – инфоблок «Общие документы», чей ID мы указывали на самом первом шаге) и ID раздела-родителя. Так как папки контрагентов у нас лежат в корне Общих документов, раздел-родитель мы не задаем. Если папка заданного контрагента не найдена, она будет создана. Данное действие в качестве результата возвращает ID найденного (или созданного) раздела.
При помощи этого же действия проверяем существование папки назначения документа. Эта папка должна быть вложена в папку контрагента, поэтому в поле ID раздела-родителя мы указываем полученный в предыдущем действии ID папки контрагента.
Затем точно так же проверяем существование папки текущего года, чье значение нами было получено при помощи действия ParceData. В качестве раздела-родителя указываем ID папки назначения документа, полученный от предыдущего действия:
И еще одна проверка – на существование папки месяца:
Затем мы публикуем документ в папку нужного месяца при помощи активити «». При этом для удобства мы его переименовываем по следующему шаблону «имя контрагента-тип документа-год.месяц»:
{=Template:recipient_printable}-{=Template:Doc_type_printable}-{=ParceData:Year}.{=ParceData:Month}
И последний шаг в первой части бизнес-процесса – меняем статус на «Завершение работы с документом», переходя ко второй части.
Во второй части бизнес-процесса всего два действия: уведомление пользователя и удаление исходного документа из корня «Общих документов».
Думаю, здесь можно обойтись без особых пояснений. Приведем только скриншоты.
На этом работы по настройке бизнес-процесса «Входящая документация» завершены.