Описание процедуры создания бизнес-процесса «Входящая документация» в рамках корпоративного портала 1С-битрикс
Этим постом мы открываем цикл публикаций, посвященный настройке бизнес-процессов Битрикс24 для организации документооборота в компании.
Для начала мы рассмотрим простой процесс разнесения входящей корреспонденции по папкам Диска. В следующих постах мы будем расширять задачу и рассмотрим ведение реестра документов, дополнительную обработку документов в зависимости от их типа и др.
Большое количество разнообразной документации в компании требует продуманной организации хранения документов. Но даже если структура папок для хранения хорошо продумана, ее использование отнимает много времени, уходящего на поиск нужной папки и переключение между ними.
Для минимизации этих временных затрат мы используем бизнес-процесс документов «Входящая документация», который запускается автоматически при загрузке любого файла в раздел «Общие документы» и распределяет файлы по папкам в зависимости от их вида. Использоваться он может не только для входящей документации, но и для любых других типов документов в зависимости от настроек бизнес-процесса.
Для работы этого бизнес-процесса нами было создано несколько активити (действий), которые вы можете найти в Маркетплейсе (ссылки приведены в тексте поста).
Внимание! Эта версия бизнес-процесса использует действия, работающие со старой версией Диска. По мере появления действий для новой версии Диска ссылки в посте будут обновляться.
В нашей компании используется следующая система вложенности папок для хранения документов:
Название контрагента / Назначение документа / Тип документа / Год / Месяц
Первые три значения пользователь указывает на этапе загрузки документа.
Для получения параметров бизнес-процесса мы используем списки:
Все поля являются обязательными. По умолчанию удобнее задать тот вариант выбора, который наиболее часто встречается в работе.
Аналогичным образом настраиваются списки выбора назначения документа и контрагентов:
Сама логика работы бизнес-процесса достаточно проста и линейна: мы получаем на вход файл и значения параметров БП, проверяем, существуют ли соответствующие папки на диске. Если нет, то создаем их в нужных местах, затем копируем туда файл, уведомляем пользователя о благополучной загрузке файла в нужную папку и удаляем исходный экземпляр. Однако в целях дальнейшего масштабирования при создании мы использовали БП со статусами, разделив процесс на две части – проверка типа документа и завершение работы с документом.
Для работы бизнес-процесса нам понадобятся переменные. На скриншоте их довольно много, но реально нам сейчас нужна только одна – «IID инфоблока – библиотеки документов». Остальные переменные заложены на будущее для развития документооборота.
Ниже показана блок-схема первого этапа работы бизнес-процесса «Проверка типа документа».
На самом первом шаге мы указываем ID информационного блока, в котором будут храниться документы при помощи действия «Изменение переменных». Для сохранения этой информации используется переменная «IID инфоблока - библиотеки документов». В нашем случае документы хранятся в «Общих документах», его ID=28.
Затем мы должны проверить, существуют ли папки, в которых должен храниться документ, и если нет, то создать их.
Активити «
Следующим шагом мы проверяем существование папки для выбранного контрагента при помощи другого созданного нами действия «
При помощи этого же действия проверяем существование папки назначения документа. Эта папка должна быть вложена в папку контрагента, поэтому в поле ID раздела-родителя мы указываем полученный в предыдущем действии ID папки контрагента.
Затем точно так же проверяем существование папки текущего года, чье значение нами было получено при помощи действия ParceData. В качестве раздела-родителя указываем ID папки назначения документа, полученный от предыдущего действия:
И еще одна проверка – на существование папки месяца:
Затем мы публикуем документ в папку нужного месяца при помощи активити «
{=Template:recipient_printable}-{=Template:Doc_type_printable}-{=ParceData:Year}.{=ParceData:Month}
И последний шаг в первой части бизнес-процесса – меняем статус на «Завершение работы с документом», переходя ко второй части.
Во второй части бизнес-процесса всего два действия: уведомление пользователя и удаление исходного документа из корня «Общих документов».
Думаю, здесь можно обойтись без особых пояснений. Приведем только скриншоты.
На этом работы по настройке бизнес-процесса «Входящая документация» завершены.