Кейс Эм Си Лайт: как мы за 1 месяц помогли digital-агентству остановить потерю клиентов

О клиенте

Mates China — маркетинговое агентство, специализирующееся на digital-маркетинге и PR в Китае и Юго-Восточной Азии. Команда насчитывает 20+ сотрудников.

Ситуация на старте проекта

С ростом числа проектов и потока заявок заказчику стало сложнее вручную уследить за всеми задачами и сроками. Информация о клиентах и статусах работ могла теряться в переписке, а на отслеживание каждого этапа воронки продаж и проектного сопровождения уходило все больше операционных ресурсов. Агентству потребовался инструмент, который помог бы систематизировать работу без усложнения процессов, сохранив при этом гибкость и клиентоориентированность.

Задача

Внедрить понятную и эффективную CRM-систему для контроля заявок, сделок и проектов.

Решение

Мы выбрали Битрикс24 как основу для быстрой и точной настройки. За месяц создали три ключевые воронки, а главное — внедрили уникальный механизм контроля «спящих» проектов и систему анкетирования для удобной работы с брифами заказчиков.

1. Фишка проекта: «Умная пауза», которая возвращает сделки в работу.

Это не просто статус «Отложено», а полноценная автоматизированная логика. Обычно, когда проект ставят на паузу, он так и остается висеть в небытии. Мы реализовали сценарий, при котором система сама контролирует «спящие» сделки и возвращает их менеджеру.

Как это работает:

1. Менеджер ставит сделку или проект на стадию «Пауза».

2. В этот момент автоматически создается задача с четким дедлайном — датой, когда нужно вернуться к клиенту (например, через 2 недели, как и просил заказчик).

3. Пока сделка на паузе, она не мешает в общей воронке, но остается в специальном фильтре для контроля.

4. В день дедлайна система автоматически переводит сделку обратно в активную стадию (например, «В работе») и напоминает менеджеру о необходимости связаться с клиентом.

Эффективность решения:

• Исключен человеческий фактор. Не нужно полагаться на память или заметки в блокноте.

• Чёткое распределение ответственности между сотрудниками.

• Проекты не «умирают». Раньше такие отложенные сделки выпадали из фокуса навсегда. Теперь они гарантированно возвращаются в работу.

• Профессионализм в глазах клиента. Агентство само перезванивает в оговоренный срок, что резко повышает лояльность и доверие.

• Просто и эффективно. Решение было реализовано штатными средствами Битрикс24, без дорогой доработки.

2. Система анкетирования для эффективного управления информацией о проектах заказчиков.

Было настроено анкетирование на базе смарт-процессов: при переходе лида в стадию «Бриф получен» запускается бизнес-процесс «Анкета», в котором менеджер фиксирует детали запроса клиента. Все указанные в анкете данные сохраняются в карточке смарт-процесса и сразу доступны для отчетов, а также могут быть использованы в бизнес-процессах так как анкета прикреплена к клиенту и сделке. Анкеты обеспечивают систему историческими данными с помощью которых можно облегчить обработку повторных обращений от клиента.

Этапы проекта

Мы работали по принципу «максимум пользы — минимум совещаний»:

1. День на погружение: за один интенсивный день изучили процессы, выявили точки сбоев и утвердили план.

2. Две недели настройки: создали поля, статусы и, главное — рабочие автоматизации. задачи создаются сами, уведомления приходят вовремя, система мягко направляет менеджеров.

3. Неделя на обучение и старт: провели практические онлайн-встречи для команды и оставили четкие инструкции. Запустили — и поехали.

Цитата

Мы доказали, что структура — это не про бюрократию, а про свободу. Когда процессы работают как часы, у команды появляется время и энергия для самого главного — для клиентов. Это кейс о том, как быстро и без надрыва привести в порядок то, что годами было «как-то само».

Денис Подборонов, руководитель проекта.

Результат

За месяц мы создали и запустили три ключевые воронки, которые отражают весь путь клиента:

• Воронка лидов: отлаженный прием заявок. Теперь каждое обращение автоматически попадает в систему, получает срок ответа и ответственного. Потери исключены.

Воронка «Лиды»

• Воронка продаж: контроль от запроса до договора. Четкие этапы подготовки КП, встреч и согласований. CRM сама напоминает о дедлайнах.

Воронка «Пресейл»

• Воронка проектов: ясность после сделки. Автоназначение задач команде и умная стадия «Пауза», которая сама возвращает проект в работу.

Воронка клиентских проектов

Агентство получило не просто программу, а автоматизированную систему для B2B-сделок:

• Прозрачность: руководитель видит всю воронку в реальном времени — от первой заявки до сдачи проекта.

• Дисциплина: автоматические задачи и обязательные поля приучили команду к порядку без микроменеджмента.

• Сохраненные сделки: функция «Пауза» вернула в работу «заснувшие» проекты, которые раньше рисковали быть забытыми.

• Готовность к росту: система рассчитана на команду до 100 человек. Можно масштабироваться без смены инструмента.

• Фокус на клиенте: меньше рутины — больше времени на стратегию и общение.

Отзыв клиента

Очень понравилось, что на каждом этапе фиксировали результат и дальнейшее действие. Все дедлайны и сроки соблюдены и даже чуть раньше) Отдельное спасибо за помощь в создании системного решения! Мне не нужно было говорить «как сделать», мне нужно было описать и рассказать о наших процессах, задачах и пожеланиях. Денис уже упаковал это в рабочие инструменты в Битрикс. Мы довольны очень! Берем в работу, привыкаем к новой CRM-системе, и хотим с вами дальше сотрудничать, чтобы улучшать автоматизации.

Ольга Кузьмина, менеджер отдела продаж в Mates China

Оставить заявку на внедрение Битрикс24

Эм Си Лайт — это бренд, созданный специалистами компании Эм  Си Арт специально для развивающегося бизнеса, которому нужен понятный и надежный старт. Мы делаем акцент на практичных решениях, которые помогают не просто установить Битрикс24, а встроить систему в ежедневную работу.

Оставьте заявку, чтобы автоматизировать работу вашей компании с помощью Битрикс24.