Взаимодействие с контрагентами в Битрикс24

Что такое карточка контрагента?

Карточка контрагента — это центр управления, в котором хранится все коммуникации, документы и договоры, начисления и задолженности, а также статусы, задачи и процессы. Благодаря карточке вы и ваши сотрудники сразу видите историю взаимодействия с клиентом: кто с ним общался, какие документы подписаны, какие обязательства соблюдены, а где появились риски.

Возможности карточки контрагента

1. История взаимодействий на одном экране

На одном экране находится все, что происходило с клиентом: от первых писем до последнего звонка. С правой стороны карточки отображается лента дел — задачи, комментарии, файлы, переписка, смарт-процессы. Каждое действие зафиксировано с датой, ответственным и статусом.

Если клиент отправил обращение, в карточке автоматически появится задача, где указаны сроки, виден исполнитель, прикреплены документы, и есть быстрые кнопки для перехода и «пинга» сотрудника.

Даже просроченные задачи не теряются — они выделены цветом и сразу бросаются в глаза. Карточка буквально показывает: что сделано, что ждет реакции, а что требует особого внимания.

Это снимает нагрузку с сотрудников: новый менеджер моментально понимает, что происходило с клиентом раньше, а текущий всегда держит руку на пульсе. А руководитель  получает полную прозрачность — как и кем ведется работа, какие обращения поступили, какие документы отправлены и на каком этапе находится коммуникация.

2. Учет договоров, начислений и финансовая история

Карточка контрагента — это и полноценный финансовый центр управления, где собраны:

• все действующие договоры с клиентом;

• история начислений по каждому договору;

• детализация оплат и информация о возникших задолженностях;

• удобная навигация по документам и финансовым операциям.

Статусы дают мгновенное понимание ситуации: где новый счет, где осталось несколько дней, а где оплата просрочена. Цветовая индикация помогает быстро отследить риски — проблемные документы сразу бросаются в глаза. Система показывает всю динамику: какие счета только выставлены, какие были отправлены клиенту, какие «зависли» и требуют действий, где сроки были нарушены, какие из них уже закрыты.

И самое важное: весь раздел — это полноценная рабочая среда, в которой можно отсортировать данные, быстро найти нужный документ через поиск, создать новый элемент или передать задачу коллеге. Все это — в одном реестре, доступном в два клика, без переключений между системами, папками и таблицами Excel.

3. Автоматический план взысканий при просрочке

Когда у контрагента появляется просроченная задолженность, система не ждёт вмешательства сотрудника — она сама включает механизм взысканий. В карточке есть отдельная вкладка «План взысканий», где собирается весь процесс: от первого уведомления до этапов принудительного взыскания, если они предусмотрены политикой компании.

При появлении задолженности система сама:

• обновляет статус контрагента и договора;

• запускает таймеры просрочки («3 дня», «10 дней», «30 дней» — по вашим правилам);

• привязывает этапы взыскания прямо к карточке;

• создает задачи менеджерам: «Позвонить», «Уточнить причину», «Выслать напоминание»;

• включает последовательность действий по заданному регламенту — от первого предупреждения до претензионной работы.

Все эти процессы не зависят от человеческого фактора: даже если сотрудник заболел или ушел в отпуск, ни один этап не потеряется. Это снижает риски финансовых потерь, делает работу с просрочками системной и предсказуемой — а главное, надежно защищает вашу компанию от «забытых» задолженностей.

Как работает карточка контрагента?

Когда вы начинаете работать с контрагентом:

• все данные автоматически формируются в карточке;

• коммуникации (письма, звонки, задачи) «подтягиваются» автоматически;

• при появлении просрочки система сама обновляет статусы;

• менеджеры получают задачи;

• при негативном сценарии автоматически включается процесс досудебной работы и формирование претензий.

Карточка контрагента в Битрикс24 — это больше чем база данных. Это активный рабочий инструмент, который автоматизирует рутину, минимизирует риски и создает единое информационное поле для сотрудников и руководителей. От первого контакта до закрытия финансовых обязательств система обеспечивает четкий и контролируемый процесс, превращая разрозненные данные в стратегическое преимущество для построения долгосрочных и надежных деловых отношений.

Готовы навсегда забыть о «потерянных» платежах и рутинных напоминаниях? Свяжитесь с нами для консультации!