Задача проекта
Внедрить корпоративный портал и автоматизировать ряд бизнес-процессов в компании
Поставщик инженерного оборудования сегодня — это
О ситуации
Идея о внедрении корпоративного интранет-портала созрела у заказчика постепенно. Такие процессы, как согласование отпусков и командировок, заказ канцелярии или вызов курьера, не трудоемки каждая сама по себе. Однако по мере роста компании отнимают все больше драгоценного времени и могут вызвать серьезные сбои в работе и негативные эмоции персонала, если не выполняются вовремя. Компания приняла решение автоматизировать обслуживающие процессы, настроив их на корпоративном портале.
Кроме того, с помощью интранет-портала HR-департамент хотел сделать более доступной и удобной информацию о компании, важных событиях и достижениях, предоставить сотрудникам современные и удобные инструменты для совместной работы и общения.
Решения
В качестве платформы для создания интранет-портала был выбран Битрикс24, полностью устроивший руководство заказчикапо функциональным возможностям, удобству использования и совокупной стоимости владения.
Партнером по внедрению стала компания Эм Си Арт, продемонстрировавшая опыт реализации аналогичных проектов, а также наличие готовых решений и модулей, позволяющих сократить время разработки.
Проект включал внедрение и настройку корпоративного портала, отрисовку интерфейсов в соответствии с бренд-буком компании, упрощение структуры меню для повышения юзабилити портала, а также автоматизацию ряда бизнес-процессов и связанного с ними документооборота.
В рамках внедрения были реализованы следующие задачи:
-
Настроена синхронизация с AD;
-
Настроена NTLM авторизация;
-
Сверстан и интегрирован шаблон с учетом бренд-бука клиента;
-
Настроена интеграция с системой контроля и управления доступом Болид при помощи REST API;
-
Автоматизированы следующие бизнес-процессы:
-
Заказ визиток и канцелярии,
-
Заявки на вызов курьера;
-
Заявки в АХО;
-
Реализован HR-функционал:
-
Информационные разделы (структура компании, список сотрудников, новости)
-
Корпоративные коммуникации (живая лента, чат, комментарии и лайки)
-
Согласование заявлений на отпуск и командировку
-
Настроено хранилище корпоративных документов
-
Настроены рабочие области для управления проектами и задачами различных подразделений компании
HR-функционал
На портале отображается информация о структуре компании, включая список подразделений и контактные данные руководителей.
Карточки сотрудников содержат имя и фамилию, фотографию, должность, телефон и email каждого специалиста. Данные на портал подгружаются автоматически. Одним кликом из профиля сотрудника можно вызвать онлайн-чат и пообщаться с ним как в текстовом виде, так и голосом. В ходе проекта настроена интеграция портала с IP-телефонией.
Новости компании и другая важная информация отображаются в соответствующих разделах. Общий Диск предоставляет сотрудникам удобный доступ к корпоративной документации. Права доступа разграничены в соответствии с ролями пользователей.
Также на портале реализована система учета рабочего времени. Каждый пользователь в начале рабочего дня заходит на портал, тем самым запуская счетчик рабочего времени. Во время обеденного перерыва счетчик нужно поставить на паузу, а в конце дня отключить. Отчеты система формирует автоматически.
Процедура согласования отпусков и командировок реализована с помощью штатных функций Битрикс24. Сотрудники заполняют поля в соответствующей форме, система отправляет уведомления о необходимости согласований ответственным лицам в соответствии с внутренней процедурой компании, в финале процесса система автоматически формирует все требуемые документы.
Бизнес-процессы
Заказ визиток
Заказать визитки может любой сотрудник компании. Данные для визитки (ФИО, должность) система автоматически подтягивает из профиля пользователя. Уведомление о новой заявке отправляется на электронную почту ответственному за данный тип заявок. В свою очередь заявителю направляются уведомления о том, что заказ взят в работу, выполнен. Есть возможность оценить скорость и качество выполнения заказа.
Заказ канцелярии
Форма заказа канцелярии включает наименование, количество, ссылку на страницу каталога. Заявку может оформить любой сотрудник компании. Требуется согласование руководителя отдела. Согласующий может изменить состав заказа, отменить или согласовать. Согласованная заявка приходит к группе ответственных лиц. Любой из ответственных может установить срок выполнения заказа, изменить статус на "принято к исполнению" или отказать в исполнении заявки, обосновав причину. По готовности заказа заявителю приходит уведомление о том, что он может получить запрошенные канцелярские товары.
Заявка на курьера
Для вызова курьера в специальной форме необходимо указать плановую дату, компанию, адрес, координаты контактного лица, тип груза и, при желании, вес. Уведомления о заявках приходят на электронную почту ответственным за данный тип заявок и лицу, оформившему запрос.
Заявка в АХО
Заявки в административно-хозяйственный отдел могут содержать запрос на ремонт и замену мебели, решение проблем с электрикой, сборку и разборку стендов и демонстрационных залов, уборку помещений и территории. Сотрудник выбирает соответствующий вид работ из выпадающего списка и заполняет остальные требуемые поля заявки с подробностями предстоящей работы. Информация о статусе также приходит в виде уведомления на электронный ящик.
Результаты
В результате проекта был создан современный и удобный портал, помогающий сотрудникам заказчика быстро решать ежедневные задачи, а также находить полезную информацию и общаться друг с другом.
В рамках договора технической поддержки команда Эм Си Арт осуществляет сопровождение и дальнейшее развитие портала.
Отзыв клиента
Внедрение Битрикс помогло нам значительно ускорить многие внутренние процедуры. Мы не подсчитывали финансовый эффект от автоматизации каждого небольшого процесса, но что совершенно очевидно – работа стала вестись четче, сотрудники положительно отзываются о коллегах из поддерживающих подразделений, чаще их благодарят за безупречную работу