Российский футбольный союз

Задача проекта

Доработать возможности ранее внедренного интранет-портала РФС и автоматизировать ключевые бизнес-процессы.

Российский футбольный союз сегодня — это

  • 109

    лет с момента основания

  • 80+

    региональных федераций

  • 8

    межрегиональных объединений

О ситуации

В 2019 году команда Эм Си Арт запустила для РФС корпоративный портал на платформе Битрикс24. Мы продолжили сотрудничество и в рамках поддержки постепенно дорабатывали возможности интранета.

Кейс: внедрение интранет-портала для РФС →

Задачи проекта:

  • Автоматизировать существующие бизнес-процессы;

  • Улучшить ранее внедрённые возможности на портале;

  • Обеспечить непрерывную работоспособность портала.

Решения

У нас уже было понимание специфики работы РФС, поэтому мы сразу приступили к делу. Инициативы по доработкам портала исходили сразу от нескольких структурных подразделений — в проектировании участвовали отделы единой информационной аналитической системы (ЕИАС), персонала, поддержки пользователей, информационной безопасности и проектный офис системы управления закупками.

Улучшили «Живую ленту»

Иногда отдел поддержки пользователей РФС публикует в «Живой ленте» важную информацию — например о технических работах на каком-либо сервисе и его недоступности. В стандартном интерфейсе «Живой ленты» Битрикса объёмные сообщения сворачиваются, поэтому пользователи портала попросту их не замечали.

Как мы решили проблему: разработали модуль «HTML Живая лента», который позволяет вставлять в публикацию размеченный HTML-шаблон.

Сообщение собирается в интуитивно понятном конструкторе — похожий инструмент используется при создании email-рассылок в разделе «CRM-маркетинг».

Конструктор

Свёрстанный шаблон можно сохранить или сразу разместить в ленте — сообщение опубликуется в несворачиваемом виде, поэтому обращает на себя внимание.

Публикация в Живой ленте

В модуле есть возможность выбрать аудиторию публикации — опубликовать сообщение можно для всех пользователей, для отдела или для нескольких конкретных сотрудников.

Доработали бизнес-процесс оформления командировок

Для отдела персонала мы упростили подготовку к командировке — перенесли весь алгоритм в единый автоматизированный бизнес-процесс.

Мы полностью пересобрали стандартный бизнес-процесс Битрикса: продумали все необходимые поля заявления, сгруппировали их по логическим блокам и сделали форму более удобной для заполнения. О ходе согласования командировки сотрудник узнает из уведомлений в «колокольчике» — если не хватает каких-то документов или есть ошибка в форме, оповещение придёт сразу же.

Форма

Заполненное заявление отправляется на согласование непосредственному руководителю, а при его отсутствии согласовать командировку могут заместители.

Помимо самого сотрудника и его руководителя, бизнес-процесс оформления командировки затрагивает сразу несколько отделов — МТО, бухгалтерию и визово-протокольную службу (если это заграничная командировка). Для этих отделов в рамках бизнес-процесса автоматически создаются отдельные задачи.

Для всех задействованных лиц мы написали инструкции, где подробно рассказали об алгоритме согласования и учли возможные ситуации — например, если нужна срочная виза или сотруднику необходимо получить наличные деньги в бухгалтерии.

После выдачи наличных и приобретения всех необходимых билетов командировка считается оформленной — инициатор заявления получит сообщение в «Живой ленте» о завершении бизнес-процесса. В «колокольчик» придёт уведомление о необходимости сдать авансовый отчёт по завершении поездки — для этого достаточно скачать предзаполненный системой документ, распечатать его и передать в бухгалтерию.

Добавили отправку почтовых сообщений из задач

Отдел единой информационной аналитической системы (ЕИАС) часто взаимодействует с заявителями — подготавливает и предоставляет запрошенные документы, формирует комплекты документов, составляет ответы (в т. ч. на бланке).

Раньше все запросы от заявителей приходили на электронную почту и под каждый конкретный запрос вручную создавалась задача, в рамках которой назначались Постановщик, Ответственный и Наблюдатели. Это было неудобно и увеличивало срок обработки запроса.

Кроме того, возникало сразу 2 проблемы:

  1. Отправка ответа по запросу осуществлялась через MS Outlook — нужна была возможность отправлять письма заявителю прямо из задачи.

  2. Многие заявители не были пользователями портала и не видели статус рассмотрения обращения, поэтому задавали вопросы и отправляли недостающие файлы по электронной почте — общение по процессу рано или поздно переходило в Outlook.

Как мы решили проблему: перенесли весь процесс обработки запроса на портал и реализовали создание задач из входящих обращений на электронные адреса РФС.

При назначении постановщика задачи и ответственных система учитывает тип запроса и наличие учётной записи на портале у инициатора обращения. Если пользователь продолжит общение по электронной почте, то содержимое письма прикрепится отдельным комментарием. Также в задаче хранятся все прикрепленные файлы и история переписки.

Комментарий к задаче

Сотрудник РФС может ответить на запрос прямо из задачи — в комментариях мы предусмотрели возможность написать письмо и при необходимости прикрепить к нему файлы.

Отправить письмо
Отправить письмо

Кастомизировали оргструктуру

Перед нами стояла задача доработать стандартное отображение оргструктуры в Битриксе — представители РФС хотели видеть его в корпоративных цветах и сделать более наглядным.

Так выглядела оргструктура до изменений.

Прежняя оргструктура

В РФС десятки подразделений — их было сложно разместить в стандартном пирамидальном виде организационной структуры. Мы нашли следующее решение: предусмотрели всплывающие окна, которые появляются при нажатии на список подразделений у основных департаментов. Во всплывающих окнах отображается продолжение организационной структуры, что позволило не перегружать пространство.

Мы поработали и над кастомизацией организационной структуры: реализовали блоки в синих цветах, увеличили аватары в блоках, сделали более читабельными инициалы и должности руководителей.

Дерево оргструктуры
Дерево оргструктуры

Мигрировали портал в облачную среду

ИТ-инфраструктура серверов РФС не отвечала современным требованиям — все базы данных и файлы находились на «железных» серверах. Такой вариант размещения проигрывает «облачному» и считается менее безопасным.

Как мы решили проблему: перенесли часть инфраструктуры в «облако». Мы осуществили миграцию по гибридному варианту — часть данных отправилась в облачное хранилище, часть осталась на локальных серверах.

Несмотря на то, что портал содержал огромные массивы информации, нам удалось мигрировать его почти незаметно для пользователей — перенос никак не сказался на текущей работе.

Настроили резервное копирование

При создании резервной копии портал работал медленно или вовсе становился временно недоступен. Пусть бэкапы и создавались в ночное время, это был критичный момент — портал должен работать 24/7. Кроме того, резервная копия создавалась на том же сервере, где находился весь интранет, — при технических проблемах недоступными становились оба.

Как мы решили проблему: добавили скрипт, который незаметно снимает бэкап с портала и сохраняет его на отдельный ресурс, и написали инструкции по восстановлению бэкапа для технических специалистов РФС.

В работе

Подбор персонала. Реализация во многом будет похожа на алгоритм оформления командировок — процесс будет начинаться с заполнения заявки на подбор. В сервисе будут регламентированы роли участников и этапы работы с заявкой — это позволит эффективнее выстроить процесс подбора и быстрее закрывать вакансии.

Планирование отпуска. Чем больше коллектив, тем сложнее спланировать все отпуска — кто-то копит отпускные дни, кто-то готов уйти только летом и т. д. Мы автоматизируем процесс планирования для сотрудников РФС и разрабатываем сервис, в котором можно узнать количество оставшихся отпускных дней, посмотреть график отпусков по подразделениям и оформить заявку на отпуск.

Раздел закупок. Для нужд сборных РФС проводит закупки — например, приобретает БАДы и различную командную экипировку. Мы доработаем стандартный функционал Магазина в Битрикс24 и спроектируем систему закупок внутри портала — благодаря этому сотрудникам РФС больше не придётся мониторить сайты поставщиков и создавать десятки заказов в разных местах. Вся информация о товарах будет автоматически подтягиваться на портал из Excel-файлов, в которых содержатся каталоги с продукцией от поставщиков.

Результаты

Поддержка корпоративного портала РФС позволила оптимизировать ключевые внутренние процессы — например, благодаря автоматизации оформления командировок, подбора персонала и планирования отпусков ускоряется работа сразу нескольких отделов, а раздел «Закупки» упростит операционную закупочную деятельность сотрудников РФС.

Мы продолжаем развитие интранет-портала — в таких крупных организациях, как Российский Футбольный Союз, всегда есть точки роста во внутренних процессах.

Отзыв клиента

За 17 месяцев совместными усилиями мы создали 31 сервис — это хороший результат. Коллектив Эм Си Арт — это команда неравнодушных профессионалов, которые имеют опыт работы со спортивными организациями. В краткосрочной перспективе мы запланировали реализовать ещё ряд проектов по автоматизации бизнес-процессов и интеграции с внутренними информационными системами. Помимо основной работы, связанной с технической поддержкой и развитием Портала РФС, мы внедрили ЭДО через систему Диадок — это позволило автоматизировать и качественно улучшить обмен документами. Стоит отметить клиентоориентированность организации, и, в частности, руководителя проекта Елены Журавлевой. Мы выстроили систему регулярных совещаний и совершенствуем процессы работы с обращениями Пользователей.

Константин Устинов Руководитель процессного офиса Департамента цифровых технологий РФС, Руководитель проектов автоматизации бизнес-процессов на базе 1С-Битрикс24