Задача проекта
Сделать единую среду для коммуникаций сотрудников. Отслеживать выполнение поставленных задач. Анализ эффективности и учет рабочего времени.
О ситуации
Общее число сотрудников — более 100 человек, компания обладает широкой филиальной сетью и имеет офисы в нескольких городах России
Территориальная отдалённость филиалов компании, приводила к нарушению коммуникаций между сотрудниками на всех уровнях компании. Возникла потребность объединения сотрудников, которые были разделены тысячами километров. Требовалось включение каждого сотрудника в жизнь компании для создания единого информационного пространства.
При помощи корпоративного портала планировалось решить следующие задачи:
Создание единой базы всех сотрудников компании с их данными, телефонными номерами и другими данными.
Оперативно публиковать и доводить до сведения всех сотрудников нормативные документы по работе компании, приказов, распоряжений и т.д.
Создание единой базы знаний
Постановка и контроль исполнения задач
Простой анализ эффективности сотрудников и отделов
Выбор программного продукта
Общее число сотрудников — более 100 человек, компания обладает широкой филиальной сетью и имеет офисы в нескольких городах России
Необходимо было решить вопрос интеграции нового ИТ-решения в существующую инфраструктуру компании, главным образом с системой учётных записей Active Directory сотрудников для обеспечения автоматической авторизации сотрудников в портале с рабочих мест.
+ Нужно было упростить постановку и контроль выполнения задач в компании.
Низкая стоимость владения. Сравнение было между решением на базе Microsoft и Битрикс
Дополнительный функционал:
CRM
Нативная синхронизация с 1С Управление персоналом
Наличие мобильных клиентов под Android, iPhone и iPad
Решения
Для определения требований к функционалу портала внутри компании были проведены презентации портала для всех руководителей компании.
После определения функционала портала и технических особенностей была выбрана редакция «Корпоративный портал - Совместная работа», чтобы начать поэтапное внедрение, для более плавного освоения сотрудниками.
В дальнейшем планируется переход на версию с поддержкой Бизнес-Процессы.
Список используемых возможностей:
-
Новости/Информация о компании
-
Хранилище документов
-
Управляемая визуальная структура компании
-
Рабочие группы
-
Система мгновенных сообщений, заменяет ICQ и контролирует внутреннюю переписку
-
Календари и синхронизация их с личными календарями сотрудников
-
Управление рабочим временем. Сотрудники отмечают начало и конец рабочего дня, время выполнения своих задач
-
Блоги и (или) фотогалереи сотрудников
-
Интеграция с почтовым клиентом MS Outlook
Интеграция в ИТ-инфраструктуру
Интеграция с Active Directory
Для интранет-портала весьма важно обеспечить для пользователей удобство входа с рабочего места, желательно чтобы это происходило автоматически с теми же данными, что используются для входа в рабочий компьютер.
Корпоративный портал в своем составе имеет модули LDAP/AD интеграции. Все пользователи Windows сервера сразу смогли авторизовываться на портале
Постановка задачи из письма
Чтобы упростить постановку и контроль задач - был установлен модуль
Автозадача из письма
Он возможность ставить задачи сотрудникам, путем отправки письма, не заходя на портал.
Результаты
Начали использовать в ИТ службе и постепенно “заразили” всю компанию
Специально все сфотографировались для корпортала. Теперь знаем друг друга в лицо
Чтобы всех заставить пользоваться встроенным мессенджером - просто отключили ICQ и не оставили альтернатив. Очень действующий метод. Вся внутренняя коммуникация под контролем
Планируем цикл внутренних лекций по использованию корпортала
Сотрудники стали меньше отвлекать по смежным задачам. Теперь, просто ставлю наблюдателем к задаче сотрудника, которого она касается и он меня больше не спрашивает: “Готово?”, “А когда доделаете”
Чтобы не пугать пользователей обилием возможностей - сначала отключили все, кроме структуры компани