РИВ ГОШ

РИВ ГОШ сегодня — это

  • 11

    собственных брендов

  • 27

    лет на рынке

  • 88

    городов присутствия

  • 5000+

    сотрудников

РИВ ГОШ входит в топ-3 среди сетей парфюмерии и косметики в РФ по данным Информационного агентства iNFO Line в категории «Товары для красоты», 2021 г.

Цели проекта

  • Повышение уровня информированности сотрудников.

  • Предоставление всем сотрудникам удобного доступа к разнообразным внутренним сервисам.

  • Сокращение временных затрат на поиск информации и получение нужной услуги.

  • Повышение уровня вовлеченности и мотивации персонала.

О ситуации

РИВ ГОШ — это не только сеть парфюмерно-косметических магазинов по всей РФ, но и фабрика, имидж-студии и салоны красоты. Весь состав команды РИВ ГОШ заказчик разделяет на 4 категории:

  • Офисные сотрудники (топ-менеджмент, бухгалтерия, кадровые службы и др.);

  • Работники розничных магазинов и имидж-студий (продавцы-консультанты, администраторы, мастера и др.);

  • Работники фабрики (технологи, контролеры, наладчики производственных линий и др.);

  • Работники распределительного центра (товароведы, упаковщики, водители и др.).

Доля сотрудников офиса, где каждое рабочее место оснащено ПК, составляет всего 19%. Большая часть команды работает «в полях», где нет возможности обеспечить всех персональными компьютерами, — зачастую у сотрудников есть только смартфон, с помощью которого им приходится решать кадровые вопросы.

Заказчик зафиксировал следующие проблемы при взаимодействии внутри команды:

  1. Отсутствует канал связи, который позволил бы «говорить» напрямую с линейным персоналом и развивать нематериальную мотивацию. Вся коммуникация осуществляется через руководителя — из-за этого информация передается с задержкой или в неполном виде.

  2. Сложно найти информацию по актуальным для всех процессам: как оформить командировку, как зарегистрировать новый договор и т. д. Знания передаются «из уст в уста» — чтобы решить какую-то задачу, нужно просить помощи у других сотрудников, а такие консультации занимают время.

  3. Сотрудникам неудобно ориентироваться среди набора разрозненных сервисов и систем, необходимых для работы.

  4. Увеличились трудозатраты на отработку типовых кадровых вопросов: остаток дней отпуска, стаж, календарь отпусков, расчет заработной платы и пр.

К идее создания портала заказчик подходил три раза, пандемия стала решающим фактором для утверждения проекта: требовался модернизированный способ управления удаленными офисами и многочисленными сотрудниками в разных часовых поясах России.

Задачи проекта:

  • Создать единый канал коммуникации для регулярного информирования сотрудников и обмена обратной связью с руководством («внутренние СМИ»).

  • Организовать пространство для структурного хранения корпоративной информации, к которой можно обратиться в любое время («база знаний»).

  • Провести цифровую трансформацию HR-процессов и оптимизировать управление корпоративными услугами — как для их заказчика, так и для исполнителя.

  • Предоставить доступ к цифровым ресурсам компании без ограничения для всех категорий сотрудников – пользователей ПК и смартфона.

Технологический стек

Ядро проекта составляет программное обеспечение «1С-Битрикс24: Энтерпрайз». Технологический стек: PHP, HTML, CSS, Javascript, VueJS.

Дорожная карта проекта

  • 1 этап. Предпроектная аналитика. Октябрь 2021 — январь 2022.

  • 2 этап. Техническое проектирование и реализация MVP. Ноябрь 2021 — февраль 2022.

  • 3 этап. Ввод MVP в эксплуатацию. Март 2022.

  • 4 этап. Развитие портала. Апрель 2022 — н. в.

Основные «строительные» работы были выполнены за 6 месяцев, сейчас мы расширяем функции портала и оказываем техническую поддержку.

Дорожная карта проекта

Аналитика

На старте мы провели предпроектное обследование и организовали серию встреч с заказчиком, где сформулировали бизнес-требования к порталу и зафиксировали их в техническом задании, а затем перешли к реализации интерфейсов.

Предпроектное обследование

Cо стороны Эм Си Арт в ППО приняли участие 10 человек, со стороны РИВ ГОШ – 17. Мы двигались в комплексном подходе, включающем несколько этапов:

  1. Анализ процессов управления человеческими ресурсами: текущие HR-практики, найм и подбор персонала, управление производительностью, оценка и развитие сотрудников, а также внутренние коммуникации и обучение.

  2. Анализ технической составляющей, включая информационные системы, используемые для управления HR-процессами. Такой анализ позволил определить преимущества и недостатки существующих решений и выявить потенциальные области для улучшения.

  3. Серия интервью с руководителями и сотрудниками различных подразделений компании для выявления потребностей и ожиданий от будущего портала. Специалисты по HR параллельно изучали отзывы и предложения своих сотрудников, чтобы учесть их мнение.

Формирование концепции

Разработка бизнес-требований к HR-порталу включала описание основных функциональностей, требования к пользовательскому интерфейсу, интеграцию с другими информационными системами и т. д.

Фиксация технического задания

По итогам мы составили подробный документ с описанием требований, функциональности и принципов работы новой системы, а также план ее внедрения.

Реализация интерфейсов

На этом этапе к разработчикам присоединилась команда дизайнеров, чтобы обеспечить техническую реализуемость созданных дизайн-концепций. Коллеги проработали технические ограничения, возможности и оптимальные решения для реализации задуманного интерфейса. Были проведены:

  1. Анализ требований пользователей и функционального задания. На его основе сформировали общую UI-концепцию.

  2. Итеративные процессы проектирования интерфейсов. UX-специалисты анализировали пользовательские потребности и создавали информационную архитектуру портала, определяя логику и структуру навигации.

На базе этих данных дизайнеры разрабатывали прототипы интерфейса, визуальные компоненты и элементы управления, учитывая принципы удобства использования и доступности.

Окончательные версии интерфейсов проходили тестирование с участием фокус-групп пользователей для оценки удобства, эффективности и соответствия поставленным требованиям. На основе полученной обратной связи мы проводили корректировки и доработки интерфейса до его финальной версии.

Разработка интерфейса

Для заказчика важна не только функциональность интранета, но и его визуальная составляющая — корпоративный портал должен соответствовать фирменному стилю РИВ ГОШ и учитывать пользовательское поведение.

Перед разработкой прототипов и макетов мы составили мудборд — подборку привлекательных сайтов о красоте и косметологии. Анализ лучших решений помог нам точнее понять ожидания заказчика к визуальной составляющей интранета.

Мудборд

На основе собранного мудборда и корпоративного брендбука мы разработали UI-kit, в котором регламентировали цвета, шрифты, отображение иконок и других элементов интерфейса портала. UI-kit постоянно дополнялся по мере развития проекта — впоследствии это ускорило создание новых страниц портала.

UI-kit

Фокус-группы и запуск MVP

Совместно с заказчиком мы решили, что внедрять портал будем постепенно. На время пилотного внедрения заказчик выделил фокус-группу из 20 сотрудников, для которых организовал демонстрацию возможностей портала — впоследствии участники давали ценную обратную связь о разработанных сервисах и «отлавливали» неочевидные баги. Затем фокус-группу расширили до ста человек — в РИВ ГОШ этот состав прозвали «Золотой Сотней».

Чтобы завлечь пользователей из розницы на корпоративный портал, в MVP включили самые популярные сервисы, которые нужны всем сотрудникам — заказ справок, формирование расчетных листов и оформление отпусков. Помимо этих сервисов, сотрудники наиболее активно использовали сервисы благодарностей и дней рождения.

Что вошло в MVP:

  • Главная страница

  • Личный профиль сотрудника

  • Личный кабинет

  • Расчетный лист

  • Остаток дней отпуска

  • Банк идей

  • Сервисы: благодарности, опросы, документы, медиафайлы, адресная книга, дни рождения, открытки, новые сотрудники

  • Корпоративные новости

  • Организационная структура

  • Ссылки на внешние системы

  • Памятка новичка

  • Медицинское обслуживание

  • История компании

  • Интеграции с внешними системами

  • Реализация мобильного приложения на базе платформы Bitrix Mobile.

Решения

Всё начинается с главной страницы — связующего элемента для всего корпоративного портала РИВ ГОШ.

Элементы главной страницы:

  1. Верхнее меню: поиск, навигационное меню, «колокольчик» уведомлений и элементы личного кабинета сотрудника.

  2. Левое меню: популярные сервисы, ссылки на избранные сервисы (список пользователь настраивает самостоятельно), виджет для подключения к Wi-Fi.

  3. Основной баннер со слайдером, где размещаются важные новости и сообщения.

  4. Приветственный баннер, который отображается при первой авторизации сотрудника на портале и ведет на ознакомительную страницу для новичков.

  5. Корпоративные сервисы: дни рождения, благодарности, банк идей, опросы, новые сотрудники.

  6. Актуальные новости компании.

Отдельной доработкой реализовали на Sphinx общий поиск в интранете — его мы научили:

  • Автоматически исправлять ошибок в словах (на основе анализа данных из базы);

  • Искать по транслитерации слова (например, по запросу «шанель» поиск выдаст результаты, где указано «Chanel»);

  • Исправлять раскладку (RU ↔ EN);

  • Искать по внутренним вхождениям (по введенной части слова поиск выдаст результаты с полным словом);

  • Искать по морфологии с учетом числа и падежа.

Главная страница портала РИВ ГОШ

Не вся аудитория компании сразу приняла и поняла удобство сервиса, но со временем для каждого нашёлся сервис «по душе». Кто-то читает новости, кто-то записывается на массаж, кто-то ищет контакты коллег, а кто-то активно участвует в конкурсах для сотрудников. Большой популярностью пользуются сервисы для well-being.

Дмитрий Скориков Менеджер по развитию корпоративного портала

Все функциональности корпоративного портала можно разделить на 4 блока:

  1. Личный кабинет

  2. Инструмент коммуникации и нематериальной мотивации

  3. Площадка для заказа услуг

  4. База знаний

Личный кабинет

Профиль сотрудника

Профиль состоит из карточки сотрудника с контактной информацией и личного кабинета, где сотрудник может воспользоваться ключевыми возможностями портала (заказать справку или расчетный лист, записаться к врачу, подать заявку на оборудование и др.).

Чтобы завлечь пользователей из розницы на корпоративный портал, в MVP включили самые популярные сервисы, которые нужны всем сотрудникам — заказ справок, формирование расчетных листов и оформление отпусков. Помимо этих сервисов, сотрудники наиболее активно использовали сервисы благодарностей и дней рождения.

Профиль сотрудника на портале РИВ ГОШ
Профиль сотрудника на портале РИВ ГОШ

Расчетный лист

Сервис позволяет за пару кликов сформировать расчётный лист. Сотрудник получит уведомление в «колокольчик», когда документ будет готов к скачиванию.

Расчетный лист на портале РИВ ГОШ

Отпуска

Сотрудник может увидеть оставшееся количество дней отпуска, ознакомиться с графиком за год и историей ранее оформленных отпусков.

Расчетный лист на портале РИВ ГОШ

Инструмент коммуникации и нематериальной мотивации

Дни рождения

Сервис позволяет отслеживать дни рождения сотрудников и отправлять им поздравления через портал — текстовым сообщением или с добавлением открытки. При необходимости можно подписаться на напоминания — уведомление придет за неделю и за сутки до дня рождения.

Дни рождения на портале РИВ ГОШ
Дни рождения на портале РИВ ГОШ

Банк идей

Расширили возможности штатного Банка идей Битрикс24 — кастомизировали интерфейс, добавили возможность модерирования идей и переработали статусную модель.

Банк идей  РИВ ГОШ
Общий поиск на портале РИВ ГОШ

Опросы

Заказчик регулярно проводит опросы сотрудников для сбора обратной связи по тем или иным корпоративным вопросам. Также через портал заказчик проводит NPS-опросы для понимания уровня удовлетворенности персонала, опросы для новых сотрудников и экзит-интервью с увольняющимися сотрудниками — это помогает сокращать текучку и вовремя находить болевые точки в коллективе.

Опрос на портале РИВ ГОШ
Опрос на портале РИВ ГОШ
Опрос на портале РИВ ГОШ

Журнал

В Журнале публикуются новости компании — в том числе те, которые не попадают на корпоративный сайт. Кроме того, каждый месяц контент-менеджеры РИВ ГОШ выпускают на портале дайджест самых популярных и актуальных новостей.

Сотрудники компании могут не только читать Журнал, но и предложить новость для публикации — после проверки модератором она также будет размещена на портале.

Также мы полностью переработали возможности штатного визуального редактора и упростили для контент-менеджеров создание новостей на портале.

Журнал на портале РИВ ГОШ
Журнал на портале РИВ ГОШ
Журнал на портале РИВ ГОШ

Площадка для заказа услуг

Заказ справок

Сервис позволяет быстро заказать справку или копию документов — для этого достаточно заполнить небольшую форму. В сервисе предусмотрены статусы для отслеживания процесса, а по готовности сотрудник получит уведомление на портале.

Справки РИВ ГОШ
Справки РИВ ГОШ

Медицинское обслуживание и запись к врачу

РИВ ГОШ заботится о здоровье сотрудников — на портале у сотрудников есть возможность воспользоваться услугами ДМС и записаться к офисному врачу.

Запись к врачу на портале РИВ ГОШ

Портал имеет свой стиль и дизайн, который чётко перекликается с корпоративным стилем. Поэтому есть возможности для креатива и создания любых проектов в короткие сроки. Например, мы на один день меняли шрифт портала и акцентные новости были в формате «Доброшрифта» в рамках проекта поддержки детей с ДЦП. Портал — это не только сервис для бизнес-процессов, это также важный инструмент трансляции корпоративной культуры.

Дмитрий Скориков Менеджер по развитию корпоративного портала

База знаний

Страница новичка

Когда в компании появляется новый сотрудник, важно помочь ему не потеряться в большом объеме информации — в дальнейшем это помогает новичку быстрее адаптироваться и раскрыть свой рабочий потенциал.

В такой большой компании, как РИВ ГОШ, новые сотрудники приходят очень часто, поэтому мы разработали специальную страницу, которая помогает освоиться на рабочем месте и не «заблудиться». На странице опубликованы приветственное видеообращение Президента РИВ ГОШ и пошаговые инструкции о том, с чего начать свой первый рабочий день.

Страница новичка РИВ ГОШ

Миссия и ценности компании

Сотрудникам комфортнее работать в компании, убеждения которой они разделяют. Сформулированные ценности и миссия помогают компании РИВ ГОШ донести до сотрудников смысл их ежедневного труда и обозначить принципы командной работы.

История компании

Многолетнюю историю РИВ ГОШ упаковали в виде вертикального таймлайна с ключевыми точками — событиями, которые определяют развитие компании.

История компании РИВ ГОШ

Организационная структура

Кастомизировали штатную организационную структуру Битрикс24, а также добавили больше уровней вложенности для более удобного использования.

Оргструктура РИВ ГОШ
Оргструктура РИВ ГОШ

Мобильное приложение

Доступ к возможностям корпоративного портала реализован в мобильном приложении Битрикс24. Мы переработали интерфейсы штатного приложения под фирменный стиль заказчика, адаптировали и добавили в «мобилку» новые сервисы. Теперь все сотрудники РИВ ГОШ имеют полноценный доступ к порталу — даже если у них нет компьютера на рабочем месте.

Мобильное приложение портала РИВ ГОШ

Развитие возможностей портала

После полноценного запуска MVP мы перешли к развитию возможностей корпоративного портала.

Заявки

Сервис заявок помогает упростить процессы получения IT-оборудования и мебели — особенно это актуально при трудоустройстве нового сотрудника.

Сервис заявок на портале РИВ ГОШ

Вакансии

Вакансии компании доступны в специальном разделе. Сотрудник может оставить отклик самостоятельно или порекомендовать кандидата — за успешное привлечение компания выдает бонусы. Кадровым специалистам доступен весь необходимый функционал управления вакансиями: публикация и редактирование, работа с откликами, перенос в архив и добавление в черновики.

Вакансии РИВ ГОШ
Вакансии РИВ ГОШ

Справочник магазинов

РИВ ГОШ — это 250+ магазинов, географически распределенных по территории России. Мы разработали раздел, который содержит всю основную информацию о магазинах с контактными данными управляющих и территориальных менеджеров. В карточках магазинов также отображаются полученные награды за внутренние конкурсы и активности.

Справочник магазинов
Справочник магазинов

Пятиминутка

Пятиминутка — это еженедельное собрание в головном офисе, которое транслируется для сотрудников розничного департамента и управляющих магазинами. На собрании освещаются все основные события за прошедший отчетный период, а также анонсируются все важные мероприятия и маркетинговые активности.

Это важный элемент сплочения коллектива РИВ ГОШ — на пятиминутке любой сотрудник может в прямом эфире задать интересующие вопросы топ-менеджерам.

Пятиминутка на портале РИВ ГОШ
Пятиминутка на портале РИВ ГОШ

Конкурсы

Еще один способ из инструментов коллективного взаимодействия в РИВ ГОШ — конкурсы среди сотрудников. Например, мы помогли запустить на портале конкурс для детей сотрудников — их просили показать, каким они представляют себе РИВ ГОШ. Наградой за победу стала возможность лично провести завтрак с Президентом компании.

Конкурсы РИВ ГОШ

Продвижение интранета

В конечном счете в интранете появились все 5000+ сотрудников РИВ ГОШ — этого удалось достичь постепенно и несколькими «волнами». Для новых пользователей было важно донести полезность портала и продемонстрировать его возможности, поэтому представители заказчика использовали разнообразные инструменты продвижения интранета.

  • В первую очередь заручились поддержкой президента и топ-менеджмента: записали специальное видео с Президентом РИВ ГОШ, в котором он приглашал сотрудников познакомиться с интранетом;

  • Проводили онлайн-встречи с демонстрацией всех возможных пользовательских сценариев;

  • Получили помощь в продвижении от территориальных менеджеров — они быстро осознали, что благодаря возможностям интранета высвобождаются десятки часов рабочего времени

  • Публиковали анонсы новостей со ссылкой на портал в закрытом телеграм-канале команды;

  • Отправляли email-рассылки с обзором новых сервисов портала;

  • Показывали заставки на корпоративном ТВ в офисе.

Дополнительно привлекали внимание офлайн-методами:

  • Использовали наклейки с QR-кодом в офисном пространстве;

  • Брендировали мерч. Например, на форзаце ежедневников, которые есть у всех сотрудников, размещены ссылки на портал, а все новые сотрудники в Welcome pack получают брошюру с описанием функционала портала;

  • Выступали вживую перед линейным персоналом и наглядно демонстрировали, как пользоваться порталом.

Продвижение портала РИВ ГОШ

Планы по развитию портала

Сейчас портал покрывает все базовые функции и бизнес-процессы. Далее в планах углублять исследования пользователей, апгрейдить клиентский путь и автоматизировать процессы.

В 2024 году готовимся реализовать несколько крупных сервисов:

  • Полностью автоматизировать адаптацию нового сотрудника.

  • Дополнить геймификацию: ввести награды за достижения и подключить магазин сувенирной продукции.

  • Внедрить Service Desk, связанный со всеми информационными системами компании, который станет единой точкой контакта с IT, АХО, СБ и другими службами компании.

  • Расширить возможности HR-автоматизации. Например, добавить постановку целей и управление KPI.

  • «Оцифровать» офис РИВ ГОШ: сделать интерактивную карту офиса, разместить на ней сотрудников, описать их функционал, добавить контактную информацию.

Результаты

  1. Уровень информированности сотрудников «в полях» ощутимо вырос. Работники розничных магазинов, производства и склада получили удобный доступ к необходимой корпоративной информации.

  2. Минимизировали риск потери информации — теперь сотрудники получают ее напрямую из проверенного источника. Накопленные знания впредь будут оставаться внутри компании – все предыдущие наработки не пропадут, а бизнес-процессы не встанут на паузу, если меняется человек.

  3. Высвободили рабочее время сотрудников и ускорили операционную деятельность компании. Вместо поиска или помощи в поиске информации они занимаются своими непосредственными задачами. Заказчики и исполнители теперь более эффективно управляют корпоративными услугами.

  4. Повысили внутренний корпоративный имидж — команда убеждается в том, что РИВ ГОШ является современной компанией, ориентированной на комфорт сотрудников. HR-подразделение получило новые возможности для продвижения корпоративной культуры и организации мероприятий. Согласно внутренней статистике, уровень вовлеченности и мотивации персонала значительно возрос.

Общая статистика

  • 95% сотрудников хотя бы раз воспользовались возможностями портала.

  • 55% сотрудников заходят на портал хотя бы раз в неделю.

  • Средняя посещаемость в месяц (MAU) — 2000-3000 в месяц.

  • Средняя посещаемость в день (DAU) — 150-250 в месяц.

Статистика сервисов

  1. Прочитано 80 000 новостей;

  2. Сделано 2200 записей к Beauty-специалистам;

  3. Выдано 5000 справок;

  4. Изготовлено 350 пропусков для новых сотрудников;

  5. Заказано IT-оборудования на 300 рабочих мест;

  6. Предложено 200 идей;

  7. Выдано 50 парковочных мест.

  8. По данным на декабрь 2023 г.

Исследование удовлетворенности

В конце 2023 года компания провела исследование удовлетворенности сотрудников РИВ ГОШ. Индекс eNPS составил 75% — довольно высокий показатель на шкале значений от -100% до 100%. Доля сторонников составила 81%, критиков — 6%.

Команда Эм Си Арт продолжает сотрудничать с РИВ ГОШ — мы помогаем коллегам с освоением возможностей портала и дорабатываем систему под новые потребности.

Награды проекта

  • 1 место в номинации «Корпоративные порталы» (категория «Цифровизация и трансформация») на премии Workspace Digital Awards — 2024

  • Серебро Russian Intranet Awards 2024 в номинации «Мобильный интранет»

  • Серебро в номинации «Лучший дизайн интранета» на ежегодной digital-премии Tagline Awards 2023

Отзыв клиента

Корпоративный портал для нас — это не только единое входное окно, но и инструмент для коммуникации и нематериальной мотивации для всех сотрудников РИВ ГОШ. Мы делали несколько подходов к реализации интранета — и совместно с командой «Эм Си Арт» наконец достигли целей внедрения. Благодарим коллег за воплощение наших желаний в реальность и конструктивное рабочее взаимодействие.

Елена Москалева Руководитель проекта