РУСКЛИМАТ

Задача проекта

В марте 2018 года было принято решение модернизировать корпоративный портал на «1С‑Битрикс24», который используется много лет и постепенно перестал удовлетворять растущим потребностям бизнеса.

РУСКЛИМАТ сегодня — это

  • 5000

    сотрудников в штате компании

  • 6 заводов

    в России, Азии, Европе

  • 18 000

    торговых точек по всему миру

  • 30 стран

    покупают оборудование

Модернизация корпоративного портала помогла холдингу «Русклимат» сэкономить 6 млн руб уже в первый год

О ситуации

Холдинг «Русклимат» быстро растет: открываются филиалы, увеличивается штат. За период с 2012 по 2017 компания выросла в 10 раз.

Такая скорость роста сказалась на качестве внутренних процессов. То, что быстро решается в небольшой компании, требует в разы больше времени и денег, когда речь идет о тысячах сотрудников в разных городах и странах.

Вопросы, которые предстояло решить команде проекта:

  • Отсутствие единого коммуникационного пространства: сотрудники общались по телефону, электронной почте и в мессенджерах. Важные задачи смешивались с рутиной, часть из них забывалась и откладывалась из‑за потока новых задач.
  • Сложность управления проектами: десятки одновременно реализуемых проектов в производстве, маркетинге, продажах, логистике и ИТ частично фиксировались на корпоративном портале, в управляющем расписании, а порой – с помощью электронной почты и даже устно. Использование портала не было обязательным, проектный офис отсутствовал. Зачастую единственной возможностью узнать статус проекта был телефонный звонок ответственному сотруднику
  • Трудоемкость сбора и обработки информации, подготовки отчетности: большой объем оперативной информации хранился в Excel‑таблицах и Word‑файлах, обрабатывался вручную и рассылался по электронной почте. Данные часто были неполными, быстро устаревали, на обновление файлов уходило много времени.

С помощью «1С‑Битрикс24» компании удалось решить эти задачи, сделать работу сотрудников более эффективной, повысить мотивацию и сэкономить более 6 миллионов рублей уже в первый год после завершения проекта.

Выбор платформы

Компания знакома с продуктами «1С‑Битрикс» более 7 лет. В 2011 году с помощью «1С‑Битрикс: Корпоративный портал» был разработан первый внутренний сайт, который хранил информацию о сотрудниках и реализовывал несколько базовых сервисов.

Руководство холдинга понимало, что возможности интранет‑порталов значительно шире, и приняло решение обновить систему.

Критериями выбора платформы стали:

  • Функциональные возможности системы и перспективы развития
  • Простота использования
  • Наличие мобильного приложения
  • Стоимость лицензии и общая стоимость владения
  • Количество партнеров, выполняющих внедрение, доработку и техническую поддержку

В результате тендера было принято решение остаться на платформе «1С‑Битрикс» и заняться его модернизацией. В качестве партнера была выбрана компания Эм Си Арт, специализирующаяся на внедрении корпоративных порталов Битрикс24.

Решения

Порталом пользуются все сотрудники холдинга (кроме тех, чьи обязанности не связаны с работой на компьютере). На платформе «Битрикс24» реализованы как возможности, полезные для каждого специалиста независимо от должности, так и специфические инструменты работы подразделений, таких как:

  • Производство
  • Логистика
  • Продажи
  • Маркетинг
  • HR
  • Финансы
  • ИТ
  • Юридический департамент
  • АХО

Портал интегрирован с ERP‑системой, CRM, внутренними IT‑системами.
Обмен информацией по кадровым событиям, учету рабочего времени, командировкам, многим финансовым
показателям
происходит автоматически.

Проект модернизации корпоративного портала был стратегически значимым для холдинга: теперь с его помощью реализуются все важные проекты, принимаются серьезные управленческие решения. Вместе с коллегами из Эм Си Арт нам удалось создать функциональное, и при этом простое для пользователей решение.

Алексей Иконников ИТ‑Директор

Общение внутри холдинга

Раньше сотрудники предпочитали общаться по телефону или электронной почте. Сейчас они оценили преимущества портала. Активно используются чаты и рабочие группы. Прямо из рабочего чата можно создавать задачи или сообщения. Руководство оценило возможность учета рабочего времени и анализа эффективности.

Следующий шаг – внедрение IP‑телефонии. По результатам пилотного проекта, экономия на внутренней связи достигла 30% за счет отказа от стационарных аппаратов.

В будущем компания планирует перевести все разговоры в «Битрикс24». Появится единая номерная емкость для всех 111 филиалов. Сотрудники смогут звонить друг другу через мобильное приложение или с помощью гарнитуры для десктопа.

Удобство и безопасность

Чтобы обеспечить безопасность критических данных, была построена уникальная двухпортальная архитектура. Один портал доступен извне и на нем ведется коммуникация, второй - в закрытом контуре, доступ к нему возможен только из корпоративной сети РУСКЛИМАТ. Для сотрудников переход между этими порталами абсолютно незаметен.

Теперь доступ к большей части информации открыт для работников в офисе и на производстве, а при уходе сотрудника из компании он автоматически деактивируется из всех рабочих чатов. Раньше, при использовании WhatsApp и Viber уволившийся коллега мог долго оставаться в рабочих группах.

Коммуникационная матрица

У холдинга разветвленная структура, большое количество внутренних процедур и тех, кто за них отвечает. Данные обновляются постоянно. Раньше информация об ответственных хранилась в Excel и периодически рассылалась по электронной почте. Это трудоемко для отправителей и не удобно для получателей, ведь не все замечают, что пользуются не последней версией документа.

Разработчики создали специальный модуль – коммуникационную матрицу. Сотрудник выбирает проблему, а система выдает список регламентных действий и контакты тех, кто поможет ее решить. Инструмент активно используется, например, в отделе логистики, а также является незаменимым помощником для новичков из любого отдела.

При этом руководство компании отслеживает статистику кликов — чтобы понять, какие процессы вызывают больше всего вопросов. Если ответ не найден, это тоже фиксируется.

Решение работает и на мобильном приложении, что сильно облегчает доступ к решению задач для сотрудников «в полях».

Скриншот

Решение работает и на мобильном приложении, что сильно облегчает доступ к решению задач для сотрудников «в полях».

Сегодня эффективность и результативность маркетинга во многом определяется глубокой интеграцией с IT, HR и финансами. Именно подобное взаимодействие делает его успешным. Кастомизированный под наши цели и задачи проект «Битрикс24» помог нам повысить эффективность управления проектами и задачами, улучшить внутренние коммуникации, оптимизировать процессы планирования и создания отчётности, согласования документов, бюджетирования и вложенного капитала.

Мина Хачатрян Руководитель департамента стратегического маркетинга

Результаты

Корпоративным порталом регулярно пользуются 3 тысячи человек. Сотрудники сразу ощутили, что стало проще и удобнее общаться, находить нужную информацию, отчитываться о проделанной работе. Руководители подразделений отмечают, что проекты стали более формализованы и прозрачны, информация непротиворечива и легко доступна, даже вне офиса, из мобильного приложения. При этом доступы разграничены, а информация надежно защищена.

Скриншот

Также холдинг получил ощутимую финансовую выгоду: только департамент маркетинга отчитался об экономии более чем в 6 миллионов рублей. Отдел IT, использующий портал для поддержки пользователей и управления внутренними проектами автоматизации, также отметил сокращение издержек и повышение эффективности работы.