Автоматизация бизнес-процессов в CRM: распределяем лиды между сотрудниками.
 
Автоматизация бизнес-процессов в CRM: распределяем лиды между сотрудниками.
07.08.2014 12:19:08
Бизнес-процессы
1557
Сегодня речь пойдет об автоматизации бизнес-процессов в CRM Битрикс24. Как и всегда, начнем с постановки задачи, которую хотелось бы решить:
Добрый день! :D

Сегодня речь пойдет об автоматизации бизнес-процессов в CRM Битрикс24.

Как и всегда, начнем с постановки задачи, которую хотелось бы решить:

Имеем сайт, который связан с порталом. Сайт имеет несколько форм заявок, каждая форма имеет свое название, которые и становится названием Лида (напр. "Запрос в техническую поддержку" или "Заявка в отдел продаж";).

Система должна автоматически определять название Лида и отправлять заявку к соответствующему сотруднику.

Задача поставлена, переходим к деталям.

Для примера я взяла "живые" формы, которые приходят с нашего сайта:

  • Общая форма заказа;
  • Форма быстрого заказа;
  • Запрос стоимости переноса сайта на Битрикс;
  • Заказ на корпортал;
  • Заказ на композит;
  • Поддержка;
  • Заявка на обучение бизнес-процессам;
  • Заявка на обучение пользователя портала.
И конечно же у нас остается вариант "Другое", то есть различные названия, которые пользователи портала будут добавлять самостоятельно.

Внимание! Данный процесс возможен для реализации в коробке и в облаке.

Начнем ;)

На портале переходим в CRM - Настройки - Бизнес-процессы - Лиды - Добавить шаблон

Screenshot (3).png

Придумываем название нашего процесса и ставим галочку "Запускать при добавлении" (т.е. процесс запустится для каждого нового лида).

Screenshot (4).png

Используя действие "Условие" создаем условия проверки 9 вариантов (для нашего случая) названия лидов.

В результате мы должны получить примерно такую картинку:

Screenshot (6).png

В настройках каждого элемента идет сравнение по принципу "содержится", но можно и по "равно":

Screenshot (7).png

Внимание! Текущий вид условия проверяет, содержится ли в словосочетании "Общая форма заказа" - название лида .

Т.е. для если название лидов идет по принципу "Общая форма заказа 112", "Общая форма заказа 113" и т.д. - нужно создавать условия в другом виде.

И обязательно пропишем, что возможны другие варианты лидов, для которых нам ничего не нужно проставлять/менять:

Screenshot (8).png

Обратимся еще раз к условию нашего задания: для каждого типа формы есть свой ответственный сотрудник (один). Но для формы "Поддержка" нам необходимо распределять задачи между двумя сотрудниками.

Для начала займемся формами, где только один ответственный сотрудник.

Для этого используем действия "Изменение документа" (для самого факта смены сотрудника) и "Запись в отчет" (для последующего отслеживания внесенных изменений).

Screenshot (9).png

Screenshot (10).png

Screenshot (11).png

Вернемся снова к форме "Поддержка". По условию задачи у нас есть два сотрудника, заявки должны распределяться между ними.

Для этого мы воспользуемся действиями:

  • "Выбор сотрудника" (пусть система случайный образом каждый раз выбирает одного из 2х наших сотрудников);
  • "Изменение документа" (для самого факта смены сотрудника);
  • "Изменение переменных" (об этом расскажу чуть позже);
  • "Запись в отчет" (для последующего отслеживания внесенных изменений).
Первый шаг. Выбор сотрудника.

Screenshot (12).png

Тип выбора: случайный (именно случайный, распределять заявки 50 на 50 система пока, к сожалению, не позволяет).

Пропускать отсутствующих: если один пользователь отсутствует, то система его не выберет.

Из пользователей: сам список пользователей, из которых мы будем выбирать.

Резервные пользователи: на случай отсутствия первых двух. Можно указать тех же пользователей, если варианты не предусмотрены структурой компании.

С помощью "Вставки значений" выбираем ответственного:

Screenshot (14).png

Screenshot (13).png

А теперь тонкости, о которых хотелось бы написать.

Через вставку значений мы получаем результат в виде "user_ID". Этот вариант подходит для смены ответственного или для отправки сообщений, но он не позволяет нам вывести печатную форму в историю бизнес-процесса.

Поэтому, мы создаем переменную типа "Пользователь":

Screenshot (15).png

И далее, в дизайнере бизнес-процессов используем действие "Изменение переменных":

Screenshot (16).png

Сейчас в нашей переменной "Выбранный сотрудник" записан результат работы действия "Выбор сотрудника" (случайный, который :) ).

Теперь мы спокойно выводим печатную форму нашей переменной через действие "Запись в отчет":

Screenshot (17).png

В итоге наш бизнес-процесс имеет вид:

Screenshot (18).png

Сохраняем, обязательно тестируем и начинаем использовать :)

Загрузка...