Задача проекта
ГАЗФОНД обратился в Эм Си Арт с задачей создания на одной платформе двух взаимосвязанных интранет-порталов: Фонда и Оператора. Необходимо было создать порталы, размещенные на разных доменах, имеющих разный дизайн и структуру, однако выполненные в едином стиле и имеющие ряд общих сервисов.
ГАЗФОНД сегодня — это
О ситуации
Кроме жестких требований к надежности, производительности и безопасности системы заказчик уделял большое внимание визуальной составляющей и удобству навигации среди нескольких десятков разделов, сервисов и подсистем. Сотрудники, работающие по совместительству в обеих организациях, должны иметь простой и удобный доступ в обе системы. Из-за внушительного документооборота у пенсионного фонда имелись специфичные требования к правилам хранения и обработки документов.
При этом порталы должны быть не только функциональным рабочим инструментом, но и площадкой для общения сотрудников, сплочения коллектива: фонд включил в требования разработку внутренней социальной сети, возможности поздравления именинников индивидуальными открытками, сервис для проведения фото- и видео-конкурсов, раздел для предложения и обсуждения рационализаторских идей.
Решения
Одна из особенностей крупных компаний — прокачанная корпоративная культура. Она, кроме совместных игр на природе, занятий английским и прочих командных развлечений, включает в себя, во-первых, высокий уровень ответственности компании перед сотрудниками, а во-вторых, строгое следование корпоративным правилам. И корпоративный портал не исключение, он должен полностью соответствовать стандартам, принятым в компании, и способствовать достижению не только экономических, но и социальных целей.
Дизайн
В поисках оптимальной концепции, которая будет радовать глаз всем сотрудникам ГАЗФОНД долгие годы, были отрисованы четыре пула дизайн-макетов, причём каждый проработан для двух порталов.
![газфонд газфонд](/upload/medialibrary/1a3/1a34cab09bd574f1fddaf0e52c4c9788.png)
Пожалуй, сложнее, чем изобрести 8 уникальных концепций, соответствующих фирменному стилю заказчика, было только согласовать хотя бы один из них. Со стороны заказчика были люди, не связанные с IT – случай для нас довольно редкий. Перенести их ожидания на реалии кастомизации портала было непростой задачей.
Функциональность
Вторая особенность проекта заключалась в том, что портал требовался как инструмент административный: отвечающий регламентам, фирменный и удобный. Сотрудники не нуждались в CRM, не планировали работать с лидами, вести отчётность по задачам и контролировать ход проектов. Зато были необходимы жёсткое разграничение прав доступа, отображение сложной корпоративной структуры, глубокое взаимодействие двух порталов на редакции холдинг, и множество нетривиальных бизнес-процессов.
И вот как мы всё это устроили:
Виджеты
На главной странице размещён баннер, который в режиме онлайн подтягивает информацию по прогнозу погоды и курсам валют.
Новости
Далее на странице можно найти все актуальные новости. Если новость касается сразу двух компаний: ГАЗФОНД и ОСПОС, у редактора есть возможность отправить её на оба портала. На Главной странице сотрудники видят лишь анонсы новостей, которые можно посмотреть более детально и обсудить в комментариях с коллегами.
Дни рождения
Одна из разработок, поддерживающая в коллективе позитивный настрой — это Дни Рождения. Модуль ежедневно выводит на Главную страницу информацию об именинниках, при этом захватывая 3 дня до текущей даты и 3 дня после неё. Для создания поздравления доступен выбор из 50 открыток и редактируемый текст, которые будут отправлены ему на электронную почту. Таким образом, именинник получает уникальные поздравления от каждого из своих коллег.
Конкурсы
В руководстве компании понимают, что сегодня баланс между работой и личной жизнью ценится не меньше, чем деньги. Поэтому часть разработок не связанна напрямую с рабочим процессом. Одно из таких решений – это сервис «Конкурсы». В ГАЗФОНД есть добрая традиция проводить творческие конкурсы, например, конкурс детских рисунков. Функционал решения включает в себя альбомы, в которые можно загружать работы, сами работы, их превью и аннотации. Кроме того, доступно создание категорий конкурсов, например возрастные группы. За работы можно голосовать – так и выявляется победитель.
Сервис «Есть идея!»
В своей кадровой политике ГАЗФОНД делает ставку на личностный рост каждого сотрудника и его вклад в общие результаты деятельности компании. Для того, чтобы инициативы сотрудников не остались незамеченными, был внедрён функционал «Есть идея!». Штатный модуль не подходил по ряду технических причин, поэтому решение написали с нуля. Его функционал позволяет сотрудникам предлагать свои идеи, а так же голосовать за уже опубликованные и комментировать их. Все идеи проходят модерацию и только после этого уходят в публичный доступ.
Документооборот
Так как портал получился в большей степени инструментом административным, было очень важно сделать максимально комфортной работу с документами. Для этого мы создали модуль с очень гибкими настройками по созданию разделов, добавлению и чтению документов. Право доступа к ним можно указать вплоть до конкретных сотрудников. У каждого загруженного документа есть ответственный, краткое описание и статус (утверждён, архивный, не согласован). Все изменения фиксируются в истории работы с документами. Поиск помогает ориентироваться в огромном количестве файлов.
Календарь отсутствий
Не менее востребованным инструментом стал Календарь отсутствий, благодаря которому сотрудники всегда в курсе отпусков, командировок, больничных своих коллег. Информация в него попадает напрямую из 1С, сотрудникам не нужно вносить данные вручную.
Заявки на командировки и отпуск
Формы для оформления командировок и отпусков интегрированы с учетной системой и значительно ускоряют процесс согласования и оформление всех необходимых документов.
Бронирование переговорных
Автоматизация так же коснулась работы с переговорными комнатами, был создан бизнес-процесс «Бронирование переговорной». Здесь отражена и техническая оснащённость и график занятости помещений. Чтобы запланировать встречу или собрание, достаточно зайти на портал и выбрать подходящее помещение, бронь отразится в общем календаре. Заявка из бизнес-процесса тут же отправляется в почтовый ящик ответственного секретаря, с указанием даты, времени, и типа встречи.
![газфонд газфонд](/upload/medialibrary/4bd/4bdcc10721ff0af98fb20555c4e4711a.png)
Заказ визиток и пропусков
Сервисы «Заказ визиток» и «Заказ пропусков» значительно экономят время сотрудников. Заявка на необходимые материалы создаётся буквально в 1 клик, вся информация в неё загружается автоматически из личного профиля, но если потребуется, данные всегда можно добавить вручную.
Модуль «Соратники»
Кроме рабочей информации в профиль добавлен функционал модуля «Соратники». Решение представляет собой поисковик коллег со схожими интересами. Сотрудник компании указывает в профиле хобби и увлечения, а на общей странице решения отображаются соответствующие группы, по которым все распределяются автоматически.
![газфонд газфонд](/upload/medialibrary/062/062a90c2bbe0c5b097f93a38fdf068dc.jpg)
Чтобы найти единомышленников, достаточно зайти в группу и увидеть список указавших то же, что и вы. Прямо из группы можно начать переписку в чате. Аналогичное решение помогает найти коллег, закончивших одно учебное заведение. Так же в карточке сотрудника есть возможность создания фотоальбомов.
Структура компании
Структура компании стала отдельным участком работ. Для корректного автоматического распределения сотрудников по подразделениям мы создали матрицу сопоставления структуры на портале и на стороне учетной системы - 1С.
Для максимально корректного отображения все сотрудники ранжируются, каждому присваивается собственный «удельный вес». Это сделано, чтобы организационная структура всегда отображалась предельно корректно, вне зависимости от кадровых перестановок.
![газфонд газфонд](/upload/medialibrary/529/529c95b6380429520f6579b569a2a673.png)
Система ранжирования сотрудников отражена так же в телефонном справочнике. Кроме того, в нём указаны контакты обеих компаний: ГАЗФОНД и ОСПОС. Для переключения между ними существует удобный фильтр и, конечно, поиск. Справочник можно не только просматривать на портале, но и скачать PDF файлом или же распечатать. Так же есть возможность загружать сторонние телефонные справочники.
Интеграции
Портал интегрирован с Active Directory, 1C: Зарплата и Управление Персоналом и Exchange Server.
Интеграции с AD и 1С: ЗУП позволяют автоматически заполнять профиль сотрудника, обмениваться данными с учетной системой при формировании графика отсутствий, обработке заявок различных типов, поддержании в актуальном виде орг. структуры компании.
Так как сотрудники обеих компаний очень активно используют Outlook, механизм нативных уведомлений заменен глубокой интеграцией порталов с электронной почтой. Панель уведомлений было решено убрать вовсе, чтобы не засорять рабочее пространство лишними деталями.
С помощью интеграции с Exchange для каждого пользователя создан персональный календарь, в котором показываются события для данного пользователя - встречи, звонки и прочее.
Результаты
Результатом проекта стал функциональный и удобный сервис, включающий два тесно связанных портала. Более 15 уникальных разработок учли специфику деятельности пенсионного фонда и позволили оптимизировать работу 600 сотрудников ГАЗФОНД и 100 сотрудников ОСПОС, работающих в 50 офисах по всей России.