Задача проекта

Внедрение Битрикс24 и его интеграция с JIRA

Разработчик решений для совместной работы сегодня — это

  • 6

    лет работы

  • > 1000

    корпоративных и государственных заказчиков

О ситуации

Компания быстро растет: за 6 лет работы численность персонала увеличилась более чем в 5 раз. Офисы компании расположены в нескольких городах РФ. Перед HR-отделом стояла важная задача сплочения стремительно растущего коллектива, налаживания быстрых и комфортных коммуникаций между сотрудниками – высококлассными ИТ-специалистами, привыкшими к продвинутым технологиям.

Также важной задачей являлись коммуникации с внешними пользователями: клиентами и партнерами компании. Сейчас это более 1 тыс. корпоративных и государственных заказчиков. Компания выстраивает экосистему, в которой разработки партнеров успешно интегрируются в развиваемую компанией платформу.

Коллектив компании – это ИТ-профессионалы, использующие в свой работе передовые технологии, средства разработки и коммуникаций. В частности, команда обожает JIRA и использует систему не только для управления разработкой, но и для решения десятков других задач, вплоть до обработки запросов от потенциальных клиентов и партнеров.

Однако со временем стало понятно, что JIRA подходит не для всех задач и, например, использовать ее в качестве CRM – не лучшая идея. 

Руководство компании обратилось в Эм Си Арт, чтобы внедрить Битрикс24. 

Проект включал 4 важных направления:

  1. HR-блок

  2. CRM

  3. Проекты отдела Маркетинга и Коммуникаций

  4. Автоматизация ряда бизнес-процессов

При этом коллектив, состоящий по большей части из ИТ-специалистов, был не готов полностью отказаться от JIRA даже для обработки коммерческих запросов.

От команды внедрения требовалась нестандартная интеграция систем для комфортного обмена информацией между ИТ-специалистами и сотрудниками корпоративных служб: продаж, маркетинга и финансов.


Решения

HR-блок

Полезная информация

На первом этапе проекта сотрудники Эм Си Арт помогли HR-департаменту создать на интранет-портале информативный и удобный welcome-раздел для новых сотрудников, где можно найти всю нужную информацию для комфортного начала работы в компании. 

разработчик решений для совместной работы

В разделах «Вопросы и ответы» и «База Знаний» (wiki) разместили полезную информацию не только для новичков, но и тех, кто давно работает в компании, но столкнулся с новой для себя задачей.

Также на портале опубликована организационная структура компании, схема офиса с рассадкой и разбивкой по департаментам. 

Разработчик решений для совместной работы

В карточках сотрудников можно узнать ФИО, должность, телефон, email и имя непосредственного руководителя, а также прочитать информацию о хобби, найти друзей по интересам. 

На специальной странице доступен список увлечений и интересов в виде блоков с названием и цифровым обозначением количества сотрудников, уже указавших то или иное хобби. Все хобби можно отсортировать по следующим типам: по работе, по учебе, по месту отдыха, по увлечениям. 

разработчик решений для совместной работы

По клику на вид хобби, происходит переход со списком карточек сотрудников, указавших данный вид увлечения.

разработчик решений для совместной работы

Внедрение Битрикс24 не означает, что теперь нужно все бизнес-процессы автоматизировать на новой платформе, переписывая с нуля то, что и так хорошо работает. Зачастую мы рекомендуем настроить интеграцию между приложениями: это быстрее, дешевле и удобнее для пользователей. Ни у кого из команды проекта не было цели превращать JIRA в CRM-систему или Битрикс24 в инструмент для разработки ПО. Но т.к. задачи частично перекликались, мы реализовали интеграцию, удобную и понятную для продвинутых пользователей нашего Заказчика.

Антон Гурьянов Генеральный директор Эм Си Арт

Новости

Раздел внутренних новостей позволяет информировать всех сотрудников о важных событиях. 

Уведомления о праздниках

Программисты – народ увлекающийся. Чтобы сотрудники не забывали об отдыхе, руководство попросило настроить рассылку уведомлений о скором наступлении праздничных дней.

Общая фотогалерея

Модуль предназначен для создания и управления фотоальбомами. У фотографии можно изменить описание, поставить отметку “Нравится”, удалить или уменьшить. Права доступа к альбому редактируются автором.

разработчик решений для совместной работы

Предложи идею

Специальный раздел портала стал площадкой для сбора предложений. Коллеги голосуют за идеи, предложенные друг другом. Топ-менеджмент регулярно просматривает предложения и внедряет лучшие из них. 

Опросы из Живой Ленты и Расширенные опросы

В новостной ленте можно проводить опросы, открытые для всех сотрудников, либо отправить опрос определенной группе или конкретным пользователям. Парой кликов создается опрос и указываются варианты ответа. Автору опроса приходят уведомления об участии сотрудников в опросе.

разработчик решений для совместной работы

В разделе «Расширенные опросы» можно создавать сложные, многовариантные опросы c закрытыми и открытыми вопросами, устанавливать различные параметры и ограничения (дата проведения и др.), экспортировать результаты опросов в Excel.

Анонимные вопросы/просьбы

В компании понимают, как важна обратная связь, в том числе негативная. Иногда о проблемах трудно сказать лично, но замалчивать о них еще хуже. Для таких случаев на корпоративном портале реализована возможность отправлять менеджерам анонимные вопросы и просьбы.

Вакансии

В разделе внутренних вакансий сотрудники могут найти позицию для развития собственной карьеры и откликнуться на нее с помощью специальной формы, а также есть шанс увидеть анонс, который заинтересует знакомых и друзей.

CRM

Обработка лидов

Задача была крайне нестандартной. Для нашего Заказчика «лид» — это не просто входящий запрос от конечного пользователя, приобретающего лицензию на ПО. Лидом могут быть партнеры, желающие встроить разработку Компании в свою экосистему – такой лид требует плотной работы коммерческого департамента с ИТ-специалистами. Лидом могут быть крупные государственные структуры со сложной иерархией и своей спецификой работы. Для коммуникации с такими заказчиками CRM должна поддерживать холдинговую структуру и этапность взаимодействия со всеми нужными департаментами.  Лидами могут быть и коммерческие структуры, системные интеграторы, разработчики, юридические и физические лица – соответственно, каждый со своими требованиями и особенностями. При этом карточки, формы и процессы должны быть просты и удобны.

Под специфику работы Заказчика команда проекта разработала уникальное решение на базе Битрикс24 и реализовала его интеграцию с JIRA, MS Exchange, AD и 1С:ЗУП. 

Создание мощного нестандартного модуля было обусловлено тем, что информацию приходилось дублировать вручную в двух системах — JIRA и Битрикс24. Например, заявки по закупкам в JIRA равнозначны сделкам в CRM, и их нужно было вносить в обе системы.

Модуль Эм Си Арт работает как конструктор. В нём задаётся соответствие полей в системах JIRA и Битрикс24. После сохранения настроек и запуска синхронизации выполняется поиск сущности по ID, и если в одной из систем нет такого значения, то оно будет добавлено.

разработчик решений для совместной работы

С помощью модуля при создании проекта в JIRA, данные после синхронизации отображаются и в Битриксе.

Сотрудники смогут работать как в одной системе, так и в другой, без дублирования данных и с синхронно выровненными данными.

Для каждой сущности можно настроить профиль для синхронизации с максимально подробными настройками.

Также можно настроить, в какие моменты будет запускаться синхронизация. Например, на событие перевода сделки в определенный статус или добавление нового контакта. При наступлении указанных событий, модуль перехватывает информацию и обрабатывает её соответственно настроенным профилям для каждой сущности.

Отдельно настраивается обработка полей на событие изменения или создания сущности. Например, при изменении сущности «Сделка» обновляется поле «Дистрибьютор по сделке». Либо при создании нового товара в одной системе, он добавляется и в другой.

Также с помощью Битрикс24 в компании автоматизированы такие процессы, как «Регистрация проекта», «Защита сделки», «Согласование скидки», «Расчет плановой даты оплаты», «Учет расходов по сделкам и компаниям». Данные процессы учитывают специфичные особенности работы с корпоративными заказчиками.

Отчетность

Команда Эм Си Арт настроила нестандартную отчетность по сделкам, требуемую руководству для оперативного управления подразделениями по работе с государственными и корпоративными заказчиками, с помощью прямой интеграции Битрикс24 с базами данных и Excel.

Проекты отдела Маркетинга и Коммуникаций

Для отдела маркетинга и коммуникаций на портале реализованы возможности управления проектами, такими как организация выставок и других активностей.

Закрытая рабочая зона позволяет согласовывать бюджеты, следить за план-графиком работ, отслеживать статус по задачам и анализировать эффективность маркетинговых затрат по различным каналам.

Бизнес-процессы

Автоматизация ряда бизнес-процессов значительно упростила и ускорила решение многих рутинных задач. Независимо от подразделения и должности, подавляющее большинство сотрудников регулярно используют следующие возможности:

  • сервис получения расчетных листков

  • просмотр остатка отпуска

  • согласование отпуска, отгула

  • авансовые отчеты

  • заказ визиток

  • заказ пропусков для посетителей

  • заказ канцелярии

  • заказ расходных материалов

  • заявка на курьерскую доставку

  • заявка в отдел IT

разработчик решений для совместной работы

Особенно важными являются бизнес-процессы, связанные с работой коммерческих департаментов. Например:

Бизнес-процесс «Согласование скидки»

Менеджер может инициировать предоставление клиенту индивидуальной скидки. В зависимости от ее размера автоматически инициируется привлечение тех или иных лиц, принимающих решение. 

Так, для минимальной скидки достаточно согласования линейного руководителя, а при превышении заданных пороговых значений подключаются сначала менеджеры по лицензированию, далее – вплоть до топ-менеджеров.

Бизнес-процесс «Плановая дата оплаты»

Этот бизнес-процесс создан для того, чтобы снять с менеджеров необходимость вручную актуализировать запланированные даты оплаты сделок.

Он запускается при создании и изменении сделки и проверяет, установлено ли значение в поле «Предполагаемая дата закрытия». Если поле пустое, бизнес-процесс завершается. Если дата установлена, то проверяется значение вероятности сделки.

При вероятности меньше 80% плановая дата оплаты ставится на +30 дней к дате закрытия, меняется каждый раз при изменении сделки. При вероятности 80% и выше, плановая дата оплаты ставится однократно +30 дней к дате закрытия, затем не меняется.

Бизнес-процесс «Защита сделки»

Данный бизнес-процесс гарантирует, что в течение срока защиты нельзя поменять компанию-партнера в сделке и проверяет, чтобы у защищаемых сделок эти компании были указаны.

Бизнес-процесс срабатывает автоматически при создании или изменении сделки.  

Бизнес-процесс работает следующим образом:

  1. Выполняется проверка, есть ли значение в поле «Компания-партнер». Если значения нет, отправляется уведомление партнерской группе о том, что регистрация проекта запущена без указания партнера. Партнерский отдел осуществляет поиск партнера и вносит информацию о нем.

  2. Если Компания-партнер указана, менеджер отмечает поля «Защита запущена» и записывает в поле «Дата окончания регистрации проекта» дату, отстоящую от текущей на 90 дней. 

  3. Через 2 дня партнерской группе отправляется информациюя о содержимом поля «Информация о регистрации проекта»

  4. Через 85 дней партнерской группе и компании-партнеру отправляется уведомление о том, что осталось 5 дней до окончания регистрации. 

  5. Через 90 дней защита проекта снимается.

Бизнес-процесс «Ведение расходов по сделкам»

Для определения рентабельности сделок необходимо понимать обьем расходов по ним. Реестр расходов по сделке с конкретным заказчиком можно вести либо непосредственно в списке «Авансовые отчеты», либо через карточку Сделки или карточку Компании, к которым привязан этот список.

разработчик решений для совместной работы

На вкладке «Расходы» в карточке компании или сделки будут отображаться записи из списка Авансовые расходы, в которых есть привязка к просматриваемой компании или сделке.

Бизнес-процесс «Пакет документов к авансовому отчету»

Данный функционал предназначен для автоматического заполнения пакета документов для отчетности о полученных и потраченных средствах.

Бизнес-процесс «Пакет документов к авансовому отчету» запускается из Живой ленты.

После запуска бизнес-процесса заполняется следующая информация:

  1. От чьего имени запускаем – выбор сотрудника, который будет Ответственным в указанным документах. Если поле не заполнено, автоматически подставляется сотрудник, запустивший бизнес-процесс.

  2. Отчет за месяц? – тип вычисления дат для документов. Если отчет за месяц, то дата приказа и пр. отсчитываются первого рабочего дня месяца, дата акта – последний рабочий день месяца. Если отчет не за месяц, датами отсчета являются первая и последняя даты введенных чеков.

  3. Назначение аванса – определяет состав документов, которые будут сформированы. Для командировочных формируется только excel-файл, для ГСМ – excel-файл и служебная записка на ГСМ, для представительских – приказ, смета, программа, отчет, акт и excel-файл.

  4. Полученный аванс – поле для ввода суммы ранее полученных денег, вставляется в ячейку excel-файла «Получен аванс».

После заполнения этой информации запускается цикл для ввода информации по каждому из чеков, которые необходимо указать в отчете. Состав полей для ввода информации разный, зависит от выбранного назначения платежа.

После ввода всей информации о чеках БП просит добавить файлы со сканами указанных чеков. Эта информация также сохраняется в отчете.

Затем отчет уходит на проверку сотруднику финансовой службы. Если отчет согласован, запустившему бизнес-процесс менеджеру приходит уведомление о том, что пакет документов сформирован и его можно печатать.

Документы к отчету складываются в папку «Авансовые отчеты», для каждого отчета автоматически создается своя папка, содержащая id отчета. 

Обучение

Проект включал подготовку курсов работе с продуктом и проведение обучающих вебинаров для пользователей, менеджеров CRM, администраторов и бизнес-аналитиков. 


Результаты

Внедрение Битрикс24 и его интеграция с JIRA позволила сотрудникам работать в комфортной для них среде и при этом упростить и ускорить процессы работы с клиентами благодаря подключению необходимых CRM-функций. 

Кроме того, дополнительные сервисы портала облегчили сотрудникам поиск необходимой HR-информации и расширили возможности по обмену мнениями, генерации идей и предоставлению обратной связи.

После запуска портала компания подключила пакет поддержки и развития и, с помощью экспертов Эм Си Арт, продолжает расширять возможности системы.