Задача проекта
Доработать функционал ранее запущенного MVP корпоративного портала ПАО СК «Росгосстрах».
Росгосстрах сегодня — это
О ситуации
В 2020 году команда Эм Си Арт перезапустила корпоративный портал для «Росгосстраха» на Битрикс24.
Мы продолжили поддержку портала, поэтому следующим шагом сотрудничества стало развитие функционала.
О проекте
Проект перезапуска интранет-портала для «Росгосстраха» интересен тем, что в его рамках мы отказались от традиционного подхода к реализации, когда много времени сначала уходит на написание ТЗ, потом на его согласование — в таком случае от подписания договора до непосредственного старта разработки могло пройти несколько месяцев.
Решили использовать иной продуктовый подход — сначала запустили MVP (minimum viable product, минимальный жизнеспособный продукт), затем постепенно расширяли его функционал. На текущий момент в рамках развития портала «Росгосстраха» мы внедрили 12 сервисов — часть из них фигурировали в первоначальном ТЗ, а некоторые сервисы мы решили добавить уже по ходу реализации проекта.
Решения
Расчетный лист
Самым востребованным сервисом у сотрудников с первых месяцев запуска стал электронный расчетный лист. В этом разделе сотрудники «Росгосстраха» могут самостоятельно запросить и скачать расчетный лист.
Формирование документа занимает не более двух минут — после создания расчетного листа сотрудник получит уведомление со ссылкой на скачивание. Сам документ на портале не хранится и удаляется по истечении 30 минут — это было одним из требований отдела информационной безопасности.
Если у пользователя возникли вопросы по данным в расчетном листе, то он может обратиться к ответственному сотруднику Единого расчетного центра — контакты доступны на той же странице.
Календарь отпусков
Чем больше сотрудников в коллективе, тем сложнее спланировать все отпуска так, чтобы не пострадали рабочие процессы.
Мы визуализировали отпуска в едином календаре — отпускные дни можно посмотреть по всей компании, по отдельному подразделению или по отдельному сотруднику. Это поможет спланировать отсутствия сотрудников без накладок — так, чтобы на рабочих проектах и задачах всегда было к кому обратиться.
Виртуальная визитка
Небольшая, но полезная доработка — виртуальная визитка пользователя. Она находится в карточке сотрудника и содержит QR-код — при наведении на него все контакты из карточки можно сохранить на мобильном телефоне: ФИО, должность, номера телефонов и e-mail.
Отображение местного времени
В «Росгосстрахе» работают тысячи сотрудников, а офисы располагаются по всей России, поэтому при коммуникации между сотрудниками важно учитывать разницу в часовых поясах — например, между Калининградом и Петропавловском-Камчатским она составляет 10 часов.
В карточке сотрудника мы добавили отображение местного времени — оно подскажет, сможет ли сотрудник сегодня ответить на звонок, обработать запрос и т. д.
Информер для сотрудников контакт-центра
Единый контакт-центр «Росгосстраха» (ЕКЦ) принимает входящие звонки от пользователей — чаще всего с вопросами об услугах страхования, которые обрабатываются в штатном порядке.
Но когда в колл-центр поступали узкопрофильные обращения и требовалось перевести их на руководителей, возникала проблема: кто-то принимает обращения только на электронную почту, кто-то — только через секретаря или помощника.
Мы разделили всех сотрудников «Росгосстраха» на пять типов в зависимости от занимаемой должности в оргструктуре и добавили в профили пользователей небольшие примечания о порядке работы со входящими обращениями — это помогает сотрудникам ЕКЦ быстрее обработать входящий звонок.
Информер виден сотрудникам ЕКЦ, но при необходимости можно настроить его отображение и для других групп пользователей. Текст информера редактируется в административном разделе портала.
Дни рождения
Стандартный функционал Битрикса не соответствовал требованиям заказчика — в окне уведомлений о ближайших днях рождения отображалось слишком много аватаров. Кроме того, в списке именинников присутствовали сотрудники всех подразделений «Росгосстраха» — зачастую получатель уведомления даже не знал их.
Мы доработали раздел, и теперь в списке именинников первыми отображаются те коллеги, с кем непосредственно взаимодействует сотрудник. Отдельно отображаются ближайшие дни рождения — есть время на то, чтобы придумать идею подарка для коллеги. Не забыли и про прошедшие дни рождения — список недавних именинников отображается ниже.
Вакансии
Иногда самый простой способ закрыть вакансию — предложить должность сотруднику, заинтересованному в своем росте. Для этого мы добавили на портал раздел «Вакансии», который доступен только персоналу компании.
Механизм публикации вакансии прост: руководитель подразделения сообщает о необходимости найти нового сотрудника → HR-специалист оформляет заявку в административном разделе и публикует вакансию на портале → сотрудники видят новую вакансию в списке.
Сотрудник может сам откликнуться на вакансию (но обязательно должен предварительно уведомить своего руководителя) или порекомендовать кандидата — для этого нужно заполнить небольшую форму и прикрепить резюме.
Поп-ап информер
Когда на корпоративном портале происходят важные изменения или в компании появился важный инфоповод, важно оповестить об этом как можно больше сотрудников.
Поп-ап информер решает именно эту задачу и встречает пользователей при входе на портал. Содержимое всплывающего окна может быть любым — контент настраивается в административном разделе сайта.
Сотрудник может ознакомиться с информацией сразу из поп-апа или позднее в разделе «Обновления». Мы позаботились о том, чтобы «всплывашки» не раздражали пользователей, — информационный поп-ап появляется только один раз и не повторяет ранее показанный контент.
Банк идей
Сервис мотивирует сотрудников делиться с коллективом не только обратной связью, но и идеями. Предложить идею может каждый, а посвящена она может быть чему угодно — от перестановки рабочих мест в офисе до организационных изменений в структуре компании.
Для сортировки мы предусмотрели возможность привязать категорию, а для отслеживания реализации самой идеи есть статусы — «Зарегистрирована», «Выполняется», «В ожидании», «Выполнена» и «Закрыта».
Сотрудники могут не только предлагать свои идеи, но и выражать мнение по чужим — мы добавили возможность лайкать и комментировать публикации. Это повышает вовлеченность и сплоченность сотрудников — общим мнением они могут добиться важных изменений в своей работе, например, упростить документооборот или ускорить рабочие процессы.
Вопрос-ответ
Сотрудникам «Росгосстраха» требовалась возможность задавать вопросы коллегам, проводить опросы и собирать обратную связь — как в рамках рабочих задач, так и для обсуждения корпоративной жизни.
Мы реализовали этот функционал по типу сервиса идей — в отдельном разделе и с возможностью размещения публикаций для всех сотрудников. Вопросы, как и идеи, можно комментировать и лайкать, также доступны категоризация и присвоение статусов «Новый», «Ответ получен», «Вопрос закрыт».
В сервисе работает поиск по публикациям — с его помощью сотрудник может узнать, задавался ли ранее интересующий вопрос, и сразу найти ответ на него.
Доска почёта
Одним из требований «Росгосстраха» в техническом задании стала разработка виртуальной «Доски почёта» — специального раздела на портале, куда попадают особо отличившиеся сотрудники компании. За размещение профилей на «Доске почёта» отвечают администраторы портала, а посмотреть список сотрудников можно по отдельному департаменту или по компании в целом.
Благодарности
Предоставили возможность поблагодарить коллег — например, за помощь в решении задач или содействие в организации проекта. Все публикации проходят премодерацию и выводятся на отдельной странице — чем больше благодарностей у сотрудника, тем он более отзывчив и полезен.
По нашему опыту, возможность выразить простое человеческое «спасибо» хорошо влияет на микроклимат в коллективе, особенно на «удалёнке».
Результаты
Мы не останавливаемся на уже внедренных сервисах и продолжаем поддержку корпоративного портала «Росгосстраха». Благодаря новому продуктовому подходу идеи доработок возникают у нас и у заказчика прямо по ходу реализации проекта.
Например, мы будем дорабатывать информирование сотрудников о новых вакансиях — планируем добавить отображение открытых вакансий в подразделениях при просмотре оргструктуры. Кроме того, взяли в работу «Веб-табель» — сервис для проверки табеля учета рабочего времени сотрудников, который синхронизируется с системой «БОСС-Кадровик». Еще одна точка дальнейшего развития корпоративного портала «Росгосстраха» — разработка мобильного приложения.
Награды
Проект внедрения корпоративного портала для «Росгосстраха» получил золото в номинации «Лучший дизайн интранета» на ежегодной digital-премии Tagline Awards 2022.
Отзыв клиента
Мы довольны результатом сотрудничества с командой Эм Си Арт — разработанные сервисы увеличивают эффективность работы сотрудников, а благодаря новым возможностям взаимодействия заметно ускорились рабочие процессы. Сотрудники стали активнее пользоваться интранетом — а значит, всё было не зря. С нетерпением ждём добавления новых возможностей на портале.