Росгосстрах

Задача проекта

В 2020 году «Росгосстрах» решил обновить корпоративный портал, который 15 лет функционировал на базе собственной разработки.

Росгосстрах сегодня — это

  • 100 лет

    на рынке страхования

  • 300+

    центров и пунктов урегулирования убытков

  • 1 500+

    офисов и представительств

  • 50 тысяч

    сотрудников и страховых агентов

О ситуации

С 2005 года «Росгосстрах» использовал корпоративный интранет-портал на базе собственной разработки. К 2020 году он сильно устарел как функционально, так и с точки зрения дизайна и юзабилити. Однако его модернизация была признана нецелесообразной: доработки обошлись бы слишком дорого, а некоторые изменения вовсе невозможны из-за ограничений системы.

Представители «Росгосстраха» обозначили основные проблемы:

  • на портале нет нужного контента или его сложно найти;

  • сервисы разрознены, для каждой системы нужно вводить свой логин и пароль;

  • заявки во внутренние службы проще и быстрее оформлять письмом или по телефону.

Руководство компании приняло решение объявить тендер на внедрение нового интранета.

Выбор системы

Перед проведением тендера компания обратилась к вендору за рекомендациями по составу участников. Представители порекомендовали 7 лучших интеграторов на рынке по работе с Энтерпрайз-сегментом.

В результате проведенного тендера лучшее предложение по совокупности ценовых и неценовых критериев было у Эм Си Арт.

Сбор требований

Перед началом проекта «Росгосстрах» своими силами осуществил предпроектное обследование и провел проблемные интервью пользователей и руководителей всех подразделений холдинга. Сотрудникам задавали вопросы о том, каких функций портала им не хватает.

Чаще всего встречались пожелания, связанные с быстрым поиском: например, информации о коллегах, корпоративных и отраслевых новостей или необходимых документов. Кроме того, сотрудники просили упростить доступ к различным сервисам и заявкам, предоставить возможность создавать рабочие группы и группы по интересам.

«Хочу быстрее находить», «быстрее узнавать», «проще заказывать», «легче общаться с коллегами» — звучало многократно от сотрудников из разных подразделений.

После сбора обратной связи представители «Росгосстраха» сформулировали задачи проекта:

  1. Создать удобное пространство для совместной работы и общения;

  2. Повысить скорость донесения информации до каждого сотрудника и получить возможность оперативно получать обратную связь;

  3. Создать удобное хранилище документов и инструменты для обмена файлами;

  4. Внедрить инструменты постановки и контроля поручений;

  5. Автоматизировать процессы, связанные с заявками на различные внутренние сервисы (например, заказ пропусков и визиток, обращения в ИТ-поддержку).

Основная фаза проекта делилась на 2 этапа. Первый — разработка MVP (minimum viable product, минимальный жизнеспособный продукт) для быстрого старта проекта и получения пользы от решения уже на промежуточном этапе. Скоуп по нему был четко определен и оценивался по модели Fixed Price. На втором этапе мы перешли на Agile — благодаря этому мы выпускали на портал новый функционал каждые 2 недели и работали только над теми сервисами, которые были востребованы конечным пользователем.

Решения

Команда Эм Си Арт реализовала интранет на коробочной версии Битрикс24 в редакции «Энтерпрайз». Эта версия предназначена для крупных территориально-распределенных компаний, обеспечивает максимальные показатели производительности и отказоустойчивости, не ограничивает количество посетителей ресурса и объем хранимой информации.

Благодаря серьезной подготовительной работе мы смогли четко сформулировать требования к порталу и расставить приоритеты с учетом потребностей бизнеса и пожеланий сотрудников. Именно это позволило нам вместе с Эм Си Арт создать продукт, полезный конечному пользователю.

Артем Мерзликин Руководитель направления развития сайтов ПАО СК «Росгосстрах»

Стартовая страница

На стартовой странице портала находится самая важная информация и ссылки на ключевые сервисы.

  • Визуально выделили строку умного поиска — это помогает сориентироваться в возможностях портала;

  • Пиктограмма «Избранное» для быстрого доступа к часто используемым телефонам;

  • «Колокольчик» уведомлений;

  • Ссылка на личный профиль и собственное рабочее пространство;

  • Баннер и анонсы последних новостей оповестят о важных событиях;

  • Блок опросов позволяет привлечь внимание сотрудников к важным внутренним вопросам. Если сейчас опросов нет, то его можно отключить;

  • Информация о ближайших днях рождения и новых сотрудниках (с привязкой к региону);

  • Список настраиваемых сервисов — вплоть до цвета и изображения иконки.

Стартовая страница

Оргструктура

Создание простой и наглядной организационной структуры с актуальными данными стало приоритетной задачей в рамках этого блока. До этого визуальную структуру компании вели в формате Visio и доступ к ней был только у ограниченного числа HR-специалистов.

В качестве простого решения по интеграции с кадровой системой мы использовали существующие наработки и подключились к уже готовой View. В результате на портале удалось сформировать актуальную организационную структуру в понятном визуальном формате.

Личный профиль

Профиль сотрудника может иметь разный вид — на это влияет сразу несколько факторов: есть ли у него секретарь, помощник или оба; заполнил ли человек блок о своих ключевых навыках и хобби (что позволяет находить пересечения с другими сотрудниками, находить единомышленников и создавать клубы по интересам) либо он предпочел остаться «в тени» и не описывать свои увлечения.

Информация о департаменте, филиале, рабочем месте, руководителе и коллегах «подтягивается» из кадровой системы, блок «О себе» каждый сотрудник заполняет самостоятельно.

Карточка сотрудника

Поиск

Легкий и удобный поиск по всем сущностям был критически важен — если информацию не найти, значит, её нет.

На портале «Росгосстраха» доступен сквозной поиск по всем сущностям с разбивкой на категории. Выдача сортируется в порядке релевантности. Результаты поиска подгружаются в процессе ввода запроса — еще до нажатия кнопки «Найти».

Поиск

Работают всплывающие подсказки — они помогают быстро сориентироваться без лишних кликов и переходов в разделы.

Подсказки

Телефонный справочник

Мы разработали удобный и исчерпывающий телефонный справочник — поиск в нём можно осуществлять не только по фамилии, но и по дополнительным параметрам (например, отделам и регионам). Доступны фильтры и алфавитная сортировка, а часто используемые контакты можно занести в избранное.

Полнотекстовый поиск по файловому хранилищу, в котором находятся все необходимые регламенты и процедуры, можно выполнять как по всем файлам, так и в разрезе рабочих групп и категорий.

Телефонный справочник

Заявки и сервисы

В отдельном разделе интранета содержится каталог услуг. Удобная навигация помогает перейти с разводной страницы в целевую систему — отдельно авторизовываться в ней не нужно. Также доступен удобный поиск.

Блок заявок включает 5 популярных категорий и ссылки на часто используемые сервисы.

Внутри каждой категории могут быть подкатегории либо сами заявки. Формы для каждого типа заявок отличаются. Доступна персонализация раздела: каждый пользователь может настроить самостоятельно, какие заявки должны быть под рукой.

Выбор заявки

В меню для пользователей мы разработали специальный блок с популярными сервисами. Часть сервисов администратор системы настраивает для всех пользователей, а вторую часть сотрудник может настроить под себя.

Сервисы

Коммуникации

Пространство для корпоративного общения является сердцем любого интранета. Сотрудникам «Росгосстраха» доступны следующие возможности:

  • просмотр корпоративных новостей;

  • создание и участие в опросах;

  • формирование групп по интересам.


Новости

По сути, раздел новостей «Росгосстраха» является корпоративным журналом, а не просто списком анонсов. В верхней части страницы расположена главная новость, после нее — 2 «субновости», после них плиткой расположен остальной контент.

Кроме внутренних новостей холдинга доступны новости отрасли с разбивкой по категориям — их готовят партнеры компании, анонсы выгружаются на портал через RSS.

Под каждой новостью отображается количество просмотров, лайков и комментариев — это повышает вовлеченность пользователей, а авторам контента показывает, какие новости вызывают наибольший интерес.

В новостях доступна фильтрация и поиск по тематикам, датам и тегам. Фильтры можно сохранить, чтобы настроить ленту новостей под свои интересы.

Новости

Опросы

Опросы — еще один способ оперативно получать обратную связь от сотрудников, обсудить важные темы, рассказать сотрудникам о насущных вопросах и стратегических инициативах.

Доступны опросы двух типов: быстрые опросы — их можно создавать из живой ленты и приглашать к участию конкретных сотрудников или отделы, а также полноценные опросы для всей компании, которые закрепляются в шапке портала и привлекают внимание всего персонала. Аналитику по ним можно сделать с помощью выгрузки результатов в Excel.

Опросы

Живая лента

В Живой ленте на стартовой странице транслируются последние записи, опросы и публикации пользователей. Возможна публикация «для всех сотрудников» либо для определенного департамента, региона, рабочей группы и конкретного списка людей.

Живая лента

Мы долго проектировали этот раздел, обсуждая с коллегами из Эм Си Арт каждую деталь. В компании большой поток информации, доносить которую нужно оперативно и в удобном формате. Тут важна и структура, и дизайн, и возможность подсвечивать главные новости, расставлять акценты, разделять материалы на общие и региональные, внутренние и отраслевые. По сути, мы создали эдакую «внутреннюю Медузу» — корпоративный журнал с полезными и визуально привлекательными материалами, которые так и хочется прочитать.

Артем Мерзликин Руководитель направления развития сайтов ПАО СК «Росгосстрах»

Результаты

Спустя всего 3 месяца плотной работы мы запустили MVP корпоративного портала — он полностью соответствовал ожиданиям компании относительно поиска и работы с информацией, внутрикорпоративных коммуникаций и совместной работы, удобного доступа к IT-сервисам и заявкам.

Основной фокус мы сделали на предоставлении легкого и интуитивно-понятного доступа к информации, проработке интерфейсов и навигации.

Для создания действительно впечатляющего пользовательского опыта (UX) все процессы мы разложили на подробные сценарии (use cases), прописали базовые и альтернативные варианты использования (flow) и создали прототипы — интерфейсы разрабатывались только по завершении этих этапов.

Чтобы в дальнейшем специалисты «Росгосстраха» могли самостоятельно дорабатывать портал, команда Эм Си Арт разработала гайдлайн по работе с визуализацией, который содержит подробное описание требований к типографике, цветам, отступам и кнопкам.

Блок «Коммуникации» ощутимо повысил вовлеченность сотрудников, а блок «Заявки и сервисы» упростил доступ к целевым системам и сделал работу многих подразделений более структурированной и эффективной.

Планы

У «Росгосстраха» большие планы на развитие портала. Постоянный контракт с Эм Си Арт включает 700 человеко-часов и выделенную проектную команду, которая выполняет доработки по модели Time&Material: список задач разбивается на спринты исходя из приоритетов бизнеса и имеющихся ресурсов. Каждые 2 недели выходит очередной релиз.

В планах компании — расширить функционал, обеспечить бесшовную интеграцию с корпоративными IT-системами, доработать существующие сервисы под специфику работы конкретных подразделений.

Кейс: развитие интранет-портала для «Росгосстраха» →

Отзыв клиента

С помощью Эм Си Арт нам удалось сделать интранет полезным и комфортным для работы. Первые результаты уже видны: мы ускорили и упростили решение многих задач, что в будущем, безусловно, даст положительный финансовый эффект. И, что еще важнее, смогли повлиять на удовлетворенность сотрудников работой в компании, их ощущение принадлежности к компании-легенде, помогли им лучше узнать друг друга и почувствовать, что вклад каждого — важен.

Артем Мерзликин Руководитель направления развития сайтов ПАО СК «Росгосстрах»