Что нужно знать перед запуском интранета

Что нужно знать перед запуском интранета

15 ключевых пунктов, на которые стоит обратить внимание перед внедрением или перезапуском корпоративного портала

Мы, команда Эм Си Арт, уже больше 20 лет помогаем российским и иностранным компаниям добиваться успеха с помощью IT-технологий. И мы убеждены, что сейчас для этого нет лучшего инструмента, чем интранет.

Интранет не только позволяет работать где угодно, был бы ноутбук или смартфон с доступом в интернет, но и упрощает коммуникации, повышает эффективность совместной работы, помогает накапливать знания и оптимизировать бизнес-процессы.

Перед началом внедрения (или глобальной модернизации, если ваш портал успел устареть), примите во внимание ряд важных вещей. Мы составили этот чек-лист на основе опыта работы с более чем 750 компаниями из самых разных отраслей.

1. Определите цель внедрения интранет-портала.

Во-первых, согласуйте внутри команды, чего вы хотите достичь с помощью интранет-портала. Набор конкретных функций интранета в разных организациях может отличаться, но глобально каждый инициатор внедрения ставит перед собой одни и те же цели:

  • Вовлекать и объединять сотрудников;
  • Поддерживать и оптимизировать их повседневную работу;
  • Отражать уникальную корпоративную культуру

Определите, какие возможности интранета важны для достижения этих целей.

Чаще всего на корпоративном портале необходимы:

  • Информация о компании (миссия, ценности, стратегические цели);
  • Профили сотрудников и организационная структура;
  • Новости и внутренние объявления;
  • Инструменты общения;
  • Сервисы самообслуживания (заявки на отпуск, заказ канцелярии, авансовые отчеты)
  • База знаний (документы и политики, справочная информация, архив файлов);
  • Единое место для управления проектами и задачами;
  • Пространства и группы отдельных департаментов, офисов, объединений по интересам;
  • Новости и внутренние объявления;
  • Продвинутый поиск.

2. Сделайте портал уникальным.

Брендирование интранета приводит к лучшему пониманию имиджа и ценностей компании, повышению лояльности и ощущению себя частью команды. Слабый интранет-бренд часто приводит к низкой заинтересованности ресурсом и нежеланию его использовать.

Международные компании уделяют большое внимание брендингу: разрабатывают для интранета уникальное название и логотип, прорабатывают соответствие фирменному стилю компании, заботятся об удобстве интерфейса.

Помните, что отличный дизайн — это не только визуальная составляющая. Посоветуйтесь со специалистами, чтобы использовать лучшие UX-достижения и сделать портал удобным, эргономичным и приятным в использовании.


Брендируем интранет-порталы для крупных компаний

Сделали индивидуальный дизайн портала для АО «НПФ ГАЗФОНД», сети аэропортов «Новапорт» и других заказчиков

Узнать подробнее

3. Добавьте интерактив.

Бесполезно создавать интранет-портал, который выглядит как статичный сайт «привет, 90-е». Функции социального взаимодействия (комментарии, лайки, публикации, упоминания и теги) превращают ваш интранет в мощное онлайн-сообщество.

Рабочие чаты, форумы и группы по интересам помогают сотрудникам активнее общаться друг с другом, улучшают микроклимат в коллективах и укрепляют корпоративную культуру.

Однако тут есть риски. Два полюса коммуникаций на интранет-порталах — это «кладбище» и «базарная площадь». Нужно найти золотую середину между мертвой площадкой со статичным контентом и внутренним аналогом фейсбука, куда человек заходит на пять минут и пропадает на годы.

Тщательно обдумайте, какая форма общения принята в вашей компании, есть ли правила и процедуры, какие инструменты модерации вам понадобятся и кто ими будет пользоваться, нужны ли вам ограничения доступа к определенным типам обсуждений либо, наоборот, вам нужна большая вовлеченность и элементы геймификации.

Извлеките максимум пользы из интранета — предоставьте пользователям возможность свободно вносить и обсуждать новые идеи. Одна из «серебряных пуль» наших заказчиков — это сервис «Банк идей», который позволяет системно собирать, обсуждать и реализовывать идеи сотрудников для повышения эффективности работы.

4. Сделайте портал мобильным.

Наличие мобильной версии интранет-портала крайне важно — это обеспечивает постоянный и оперативный доступ ко внутреннему контенту компании.

Обратите внимание: даже если на сайте поставщика заявлено, что платформа готова к работе с мобильными устройствами, при ближайшем рассмотрении может оказаться, что доступны лишь отдельные функции, страницы или приложения. Мобильный интерфейс особенно необходим, если в вашей компании работают удаленные сотрудники или часть персонала не имеет стационарного рабочего места. В таких случаях может помочь мобильное приложение с push-уведомлениями.

Одно можно сказать наверняка: плохая мобильная функциональность негативно скажется на доступности интранета.

5. Обеспечьте быстрый доступ к информации.

Позаботьтесь о том, чтобы сотрудники не перегружались информацией, — электронной почтой, звонками и сообщениями в мессенджерах. Данные теряются, дублируются, противоречат друг другу и устаревают быстрее, чем некоторые успевают с ней ознакомиться. Часто люди не знают, как быстро найти необходимую информацию и актуален ли найденный файл.

Интранет идеален для решения этих проблем — по сути он является корпоративным информационным центром. Вам понадобятся интеллектуальные технологии, чтобы сделать его полезным ресурсом, на который сотрудники могут полагаться в качестве единственного источника правды.

Вот что точно пригодится:

  • Защищенное хранилище документов любого типа с доступом к ним из любого места;
  • Возможность обмениваться ссылками на документы — без необходимости пересылать объемные файлы;
  • Удобный поиск по любым атрибутам, в т. ч. поиск по содержанию;
  • Персональный поток входящих уведомлений в зависимости от задач и интересов

6. Упростите поиск и навигацию.

Чем больше становится интранет-портал, тем сложнее структурировать в нём весь контент.

Поиск информации является ключевой частью ежедневных бизнес-процессов: организация будет тратить драгоценное время, если в интранете отсутствует мощная система поиска и категоризации (тегирования).

Обеспечьте правильную маркировку контента на портале и продумайте внутреннюю поисковую систему — найти информацию должно быть максимально просто.

7. Заполните профили сотрудников.

Интранет поможет познакомить сотрудников друг с другом — особенно это важно для новичков. Вам понадобится возможность настраивать профили как в социальных сетях: контактная информация, опыт работы, рабочие группы. Это не только помогает сотрудникам лучше узнать друг друга, но и позволяет руководству оставаться в курсе деятельности сотрудников в виртуальном рабочем пространстве.

В средних и крупных компаниях большой штат сотрудников — узнать, кто обладает опытом в определенной области, порой очень трудно. Как правило, это приводит к большим потерям времени, не говоря уже о вероятности того, что подходящего человека для работы не найдут. Интранет может оказать огромную помощь в этом отношении, поскольку позволяет сотрудникам отмечать свои навыки и опыт. Эти теги можно использовать для поиска сотрудников, которые могли бы идеально соответствовать задаче или проекту.

Теги о хобби и увлечениях помогают найти друзей по интересам, организовать виртуальные клубы и даже оффлайн-встречи, которые могут перерасти в настоящую дружбу.

Скриншот

Для интранет-портала SKL Group мы разработали карточки сотрудников, где есть не только ФИО, должность и контактные данные, но и статус нахождения на рабочем месте.

Почитать кейс

8. Организуйте пространства и группы.

Чтобы ваш интранет-портал был максимально организован, вам нужно иметь возможность создавать отдельные рабочие пространства для каждого отдела в вашей компании.

Когда у отделов есть свои собственные виртуальные рабочие пространства, все обсуждения, документы и контент можно разделить так, чтобы они находились в одном месте и при этом изолировались от других подразделений.

9. Интегрируйтесь с корпоративными системами.

Переключение между корпоративными приложениями — одна из серьезных причин для потери производительности сотрудников. Чтобы избежать этого, предоставьте сотрудникам централизованный удобный доступ к внутренним системам.

Кроме того, возможности встроенных приложений в веб-интерфейсе снизят нагрузку на ваш IT-бюджет — больше не придётся приобретать отдельные пользовательские лицензии.

10. Управляйте задачами в единой пространстве.

Чем лучше вы преобразуете отдельные задачи в упорядоченные рабочие процессы и наоборот, тем больше времени сотрудники смогут тратить непосредственно на работу.

Повышайте эффективность работы сотрудников с помощью функции управления задачами в едином пространстве. Это последняя часть головоломки: когда ваши сотрудники уже привыкли полагаться на интранет для целенаправленных коммуникаций, поиска информации и взаимодействия со сложными корпоративными системами, необходимо выстроить рабочие процессы во взаимосвязи с этой платформой.

11. Упростите администрирование.

Ваш портал должен быть простым в управлении — чаще всего контент на нем создают маркетологи и специалисты по внутренним коммуникациям в HR-командах, которые не обладают глубокими техническими знаниями.

Ответьте на эти вопросы перед проектированием интранета: будет ли весь интранет полностью открыт для всех сотрудников или необходимы уровни управления и конфиденциальности? Какие роли пользователя вам нужны? Понадобятся ли вам отдельные домены (мини-порталы) для отдельных дивизионов, филиалов или юрлиц?

12. Автоматизируйте рутинные задачи.

Ваши сотрудники являются движущей силой вашего успеха: чем больше времени они уделяют своим задачам, тем эффективнее их работа. Сократите их время на рутину — автоматизируйте эти задачи на портале с помощью сервисов самообслуживания.

По нашему опыту, чаще остальных используют следующие сервисы:

  • Заказ справок;
  • Заказ канцелярии;
  • Оформление отпуска, больничного, отгула за свой счет;
  • Оформление командировок;
  • Авансовые отчеты;
  • Оформление запросов в службу технической поддержки.
Новапорт

Для сети аэропортов «Новапорт» мы автоматизировали рутинные бизнес-процессы — теперь на портале можно заказать канцелярию и пропуска, забронировать переговорную комнату, вызвать курьера и оформить командировку.

Почитать кейс

13. Используйте встроенную аналитику.

Анализируйте эффективность интранета и поведение пользователей — это позволит определить слабые места вашего портала и вовремя внести изменения. Цели аналитики могут варьироваться — например, можно находить неиспользуемый или просроченный контент, отслеживать тенденции поиска, оценивать уровень адаптации пользователей и др.

Инструменты отчетности различаются и встраиваются не во все платформы, поэтому в зависимости от ваших ожиданий могут потребоваться дополнительные готовые отчеты или инструменты для самостоятельного создания отчетности.

14. Учитывайте внешние факторы.

Другие требования к интранету, на которые следует обратить внимание:

  • Развитие решения, возможность доработок и интеграций — самостоятельно или с помощью партнеров;
  • Добавление вендором новых функций и обновления безопасности;
  • Большая база пользователей, наличие кейсов и отзывов;
  • Комфортная модель лицензирования;
  • Наличие локальных партнеров и языковых версий — пригодится, если порталом пользуются сотрудники разных стран.

15. Продумайте стратегию запуска.

Когда меняются отработанные процессы, вполне естественно получать скептические мнения о целесообразности внедрений. Вовлекайте пользователей на ранних этапах планирования проекта — так они быстрее освоят новый инструмент и помогут сделать его удобнее.

Для успешного внедрения корпоративного портала важно найти правильного партнера-интегратора, который учтёт все особенности вашей компании и не только спроектирует интранет, но и поможет в его обслуживании. Консультационные услуги и обучение пользователей позволят ускорить внедрение, а аудит контента и техподдержка — оперативно обновлять портал.

Используйте личные тренинги, краткие справочные руководства или интерактивные семинары — это повысит осведомленность персонала. Составьте «дорожную карту» проекта, чтобы распределить текущие задачи и спланировать дальнейшие действия: постановку ключевых целей, получение обратной связи и анализ эффективности внедрения.

Тщательное планирование и грамотное управление обеспечат вам правильное развитие проекта и уверенность в том, что результат будет востребован и эффективен долгие годы.

Заключительные советы

Интранет — лишь один из компонентов обширной цифровой экосистемы инструментов и услуг на рабочем месте. Выбор правильной платформы и партнера по внедрению определят, станет ли ваш интранет пригодной для использования, полезной и востребованной для коммуникаций.

Используйте наш чек-лист, чтобы максимально сузить критерии отбора, но помните при этом о внутренних целях внедрения интранета. Эффективный подход — собрать внутреннюю междисциплинарную «команду по интранету» для руководства проектом и взаимодействия с партнёром.

Перед проектированием корпоративного портала создайте шорт-лист потенциальных партнёров по внедрению: почитайте их кейсы и отзывы клиентов, запросите демонстрацию финальных кандидатов в реальном времени. Один из показателей дальнейшего надёжного сотрудничества — готовность организовать референс-звонок с заказчиками, которые уже успешно пользуются интранетом.


Внедряем и перезапускаем интранет-порталы для крупных компаний

Среди заказчиков — SKL Group, «Май», «Русские башни» и «Русклимат»

Узнать подробнее

Похожие записи в блоге

Все статьи