Задача проекта

Внедрить инструменты, которые способны улучшить корпоративные коммуникации, упростить обсуждение важных вопросов и сделать процесс постановки и контроля исполнения поручений быстрым и удобным.

Теремок сегодня — это

  • 290

    торговых точек

  • 3000

    человек в штате

  • входит в 5

    крупнейших компаний быстрого питания в России

О ситуации

В крупных, территориально-распределенных организациях вопросы внутренних коммуникаций требуют пристального внимания: необходимы инструменты, обеспечивающие удобный и быстрый обмен информацией без потерь и искажений. 

Начав в 1998 году с одного ресторана, к 2015 году сеть превратилась в крупного федерального игрока со штатом 3000 человек. Стало очевидно, что обсуждение задач в почте, переписка в мессенджерах и по телефону, а также потери времени, связанные с отпуском или увольнением кого-либо из ключевых сотрудников, мешают эффективной работе. 

Решения

В качестве платформы для оптимизации внутренних коммуникаций «Теремок» выбрал 1С-Битрикс24 версии «Корпоративный портал». Партнером по внедрению стала компания Эм Си Арт. На выбор подрядчика повлияла экспертиза команды, продемонстрированная в ходе пресейла, а также наличие большого количества готовых модулей Эм Си Арт на Маркетплейсе 1С-Битрикс, многие из которых идеально подходили для «Теремка» и помогали ускорить и упростить внедрение.

В результате проект, включающий базовое внедрение портала, настройки, ряд доработок и проведение обучения пользователей, занял всего 1 месяц.


Единое информационное пространство

Интеграция с Active Directory и настройка NTML авторизации обеспечили простой доступ к интранет-порталу сотрудников во всех городах присутствия компании. Расширенная лицензия на неограниченное количество пользователей позволит не только использовать возможности портала 3000 сотрудников, но и поддержит дальнейший рост сети. 

С внедрением портала, сотрудники получили возможность совместно работать над проектами и документами, легко ориентироваться в накопленном опыте. Полезная информация накапливается в корпоративной базе знаний, доступ к которой можно настроить индивидуально для каждого сотрудника, в соответствии со структурой компании.

Проблема потери важной информации в компании была успешно решена.


Управление поручениями

Одной из задач проекта была необходимость оптимизировать работу с задачами.

Изучив привычные для сотрудников компании способы взаимодействия, специалисты Эм Си Арт пришли к выводу, что внедрение модуля «Автозадача из письма» сможет ускорить их адаптацию к нововведениям. Для сотрудников, привыкших общаться с помощью электронной почты, возможность формировать задачи в пару кликов прямо из письма оказалась более чем полезной. 

Вместо того, чтобы требовать от людей заполнять специальные формы на портале, стало достаточно добавить в получатели письма специальный технический адрес, и задача на портале формируется автоматически.

На основе отправленного письма модуль генерирует задачу на портале, сопоставляя постановщика задачи с отправителем письма; получателей с исполнителями/соисполнителями; тему письма с названием задачи, а текст письма с текстом задачи. Вложенные в письмо файлы прикрепляются к задаче.

Модуль помог вовлечь сотрудников в активное использование корпоративного портала. Ориентироваться в поручениях, управлять задачами и проектами, наблюдать за ходом их исполнения стало проще и удобнее.

Автоматизация бизнес-процессов

В Битрикс24 есть мощные инструменты для автоматизации бизнес-процессов, от простых (таких как заказ визиток и канцелярии) до самых сложных, требующих слаженной работы сотрудников из разных подразделений.

Использование данного инструмента «Теремок» начал с создания бизнес-процесса «Открытие нового ресторана». Эксперты Эм Си Арт помогли формализовать весь путь, от поиска помещения и заключения договора до открытия ресторана и выпечки первого блинчика. 

В компании действуют жесткие правила и сроки, отводимые на каждый этап. Некоторые процессы могут идти параллельно, другие же запрещено начинать до завершения предыдущего шага. Контролировать соблюдение всех правил помогает настроенный на портале бизнес-процесс.

Результаты

Благодаря внедрению Битрикс24 компании удалось оптимизировать процессы обсуждения рабочих вопросов, постановки и контроля исполнения поручений, хранения важной информации и предоставления к ней доступа всем, кто в этом нуждается, соблюдая при этом требования информационной безопасности и разграничивая доступ в соответствии с правами тех или иных категорий пользователей.