Задача проекта
Внедрить инструменты, которые способны улучшить корпоративные коммуникации, упростить обсуждение важных вопросов и сделать процесс постановки и контроля исполнения поручений быстрым и удобным.
Теремок сегодня — это
О ситуации
В крупных, территориально-распределенных организациях вопросы внутренних коммуникаций требуют пристального внимания: необходимы инструменты, обеспечивающие удобный и быстрый обмен информацией без потерь и искажений.
Начав в 1998 году с одного ресторана, к 2015 году сеть превратилась в крупного федерального игрока со штатом 3000 человек. Стало очевидно, что обсуждение задач в почте, переписка в мессенджерах и по телефону, а также потери времени, связанные с отпуском или увольнением кого-либо из ключевых сотрудников, мешают эффективной работе.
Решения
В качестве платформы для оптимизации внутренних коммуникаций «Теремок» выбрал 1С-Битрикс24 версии «Корпоративный портал». Партнером по внедрению стала компания Эм Си Арт. На выбор подрядчика повлияла экспертиза команды, продемонстрированная в ходе пресейла, а также наличие большого количества готовых модулей Эм Си Арт на Маркетплейсе 1С-Битрикс, многие из которых идеально подходили для «Теремка» и помогали ускорить и упростить внедрение.
В результате проект, включающий базовое внедрение портала, настройки, ряд доработок и проведение обучения пользователей, занял всего 1 месяц.
Единое информационное пространство
Интеграция с Active Directory и настройка NTLM-авторизации обеспечили простой доступ к интранет-порталу сотрудников во всех городах присутствия компании. Расширенная лицензия на неограниченное количество пользователей позволит не только использовать возможности портала 3000 сотрудников, но и поддержит дальнейший рост сети.
С внедрением портала сотрудники получили возможность совместно работать над проектами и документами, легко ориентироваться в накопленном опыте. Полезная информация накапливается в корпоративной базе знаний, доступ к которой можно настроить индивидуально для каждого сотрудника, в соответствии со структурой компании.
Проблема потери важной информации в компании была успешно решена.
Управление поручениями
Одной из задач проекта была необходимость оптимизировать работу с задачами.
Изучив привычные для сотрудников компании способы взаимодействия, специалисты Эм Си Арт пришли к выводу, что внедрение модуля «Автозадача из письма» сможет ускорить их адаптацию к нововведениям. Для сотрудников, привыкших общаться с помощью электронной почты, возможность формировать задачи в пару кликов прямо из письма оказалась более чем полезной.
Вместо того, чтобы требовать от людей заполнять специальные формы на портале, стало достаточно добавить в получатели письма специальный технический адрес, и задача на портале формируется автоматически.
На основе отправленного письма модуль генерирует задачу на портале, сопоставляя постановщика задачи с отправителем письма; получателей с исполнителями/соисполнителями; тему письма с названием задачи, а текст письма с текстом задачи. Вложенные в письмо файлы прикрепляются к задаче.
Модуль помог вовлечь сотрудников в активное использование корпоративного портала. Ориентироваться в поручениях, управлять задачами и проектами, наблюдать за ходом их исполнения стало проще и удобнее.
Автоматизация бизнес-процессов
В Битрикс24 есть мощные инструменты для автоматизации бизнес-процессов, от простых (таких как заказ визиток и канцелярии) до самых сложных, требующих слаженной работы сотрудников из разных подразделений.
Использование данного инструмента «Теремок» начал с создания бизнес-процесса «Открытие нового ресторана». Эксперты Эм Си Арт помогли формализовать весь путь, от поиска помещения и заключения договора до открытия ресторана и выпечки первого блинчика.
В компании действуют жесткие правила и сроки, отводимые на каждый этап. Некоторые процессы могут идти параллельно, другие же запрещено начинать до завершения предыдущего шага. Контролировать соблюдение всех правил помогает настроенный на портале бизнес-процесс.
Результаты
Благодаря внедрению Битрикс24 компании удалось оптимизировать процессы обсуждения рабочих вопросов, постановки и контроля исполнения поручений. Теперь вся важная информация хранится на портале, где можно настроить доступ с соблюдением требований информационной безопасности и разграничить права по категориям пользователей.