В апреле вышла новая версия популярного облачного сервиса для совместной работы «Битрикс24» — это полный комплект инструментов для организации работы компании.
Шаблоны самых популярных бизнес-процессов компании
В новой версии появились шаблоны для запуска и реализации внутренних бизнес-процессов компании — тех самых, которые принято называть «рутинными», и которые отнимают массу рабочего времени у многих сотрудников. И не только времени — как выяснили в «1С-Битрикс», промедление с подписанием документов, подготовкой счетов и т.п. приводит к значительным убыткам:
— При использовании обычных инструментов для работы в компании на подписание служебной записки может уйти целая рабочая неделя, на подписание счета в оплату — три дня, на подписание обычного заявления — не меньше суток, — поделилась статистикой директор по маркетингу компании «1С-Битрикс» Светлана Берегулина. — Мы подсчитали финансовые потери от таких «проволочек», и выяснилось, что компания численностью в 100 человек теряет не меньше 1,6 млн. рублей в год.
Но если сумма убытка так высока — почему же многим сложно хоть что-то изменить? Вот стандартная ситуация в компании: директор хочет навести порядок и приглашает специально обученных людей, которые интервьюируют каждого сотрудника (а они почти никогда не говорят правду). Через полгода те приносят бизнес-процесс — а в компании за полгода все изменилось! Еще не внедренная разработка заранее устарела. Вывод один – нужны простые и понятные бизнес-процессы, которые не требуют много времени для внедрения. И в они есть. Например, шаблон «Счет на оплату»: запустить процесс можно прямо из «Живой ленты» компании, указав его номер и другие реквизиты. Не нужно ходить с документом по кабинетам: все, кто должен согласовать оплату, тут же увидят счет в своей ленте.
— Вместо трех-четырех дней на подписание счета, мы получаем несколько минут, но не менее важен и другой аспект: процесс становится прозрачным для всех, - комментирует нововведение руководитель проекта Сергей Рыжиков. — Сотрудник открывает счет на оплату, и это видит его непосредственный руководитель, который согласует его — и счет автоматически попадает на согласование к генеральному директору компании. Как только тот подписывает счет — главный бухгалтер тут же получает документ и проводит оплату. И после того, как счет оплачен, сотрудник, открывший его, сразу видит это, и может закрыть процесс.
Этот принцип — опираться на структуру компании — используется во всех шаблонах бизнес-процессов, которые есть в обновленной версии :
- Выдача наличных/отчет/возврат;
- Входящие документы;
- Исходящие документы;
- Заявление на отпуск;
- Заявление на командировку.
Работают они примерно так же, как описанный выше процесс. Их можно изменять под себя, добавляя новые возможности. Над «Живой лентой» теперь есть ссылка «Процессы»: перейдя по ней, пользователь увидит все бизнес-процессы, в которых он принимал участие и которые он инициировал. Уже в ближайшее время все компании смогут загружать новые шаблоны бизнес-процессов, разработанные партнерами компании «1С-Битрикс».
Реализована поддержка SIP-телефонии
Телефония — один из самых востребованных инструментов , который используют все пользователи. Компаниям нравится возможность настроить запись всех входящих и исходящих звонков и вести статистику по ним. практически стал виртуальной АТС.
— Несмотря на активное использование интернет-телефонии, в большинстве компаний у сотрудников до сих пор есть телефонные аппараты на столах — это привычно и удобно, —рассказал директор по развитию «1С-Битрикс» Алексей Сидоренков. — Поэтому мы решили интегрировать стационарные SIP- телефоны с , и в первую очередь — с инструментом CRM.
Теперь телефонный номер, зарегистрированный в , может быть закреплен за обычным стационарным телефоном. Когда на него поступает звонок — можно ответить, как с компьютера (используя гарнитуру), так и просто сняв трубку телефонного аппарата. Новшество работает и в обратном направлении: позвонить с номера, зарегистрированного в можно, набрав его на аппарате, либо открыв инструмент «Битрикс24.Телефония» в браузере.
Сервис записывает входящие и исходящие звонки со стационарного телефонного аппарата. Прослушать запись можно в разделе «CRM». Если звонок осуществляется из браузера, то стационарный телефон, за которым закреплен номер, начнет издавать гудок — при желании можно снять трубку и продолжить разговор.
В инструменте CRM появилась рейтинговая система для стимулирования сотрудников
Инструмент CRM в — комплексное, но понятное решение. В нем хранится информация о главном активе компании — ее клиентах.
— У CRM есть один недостаток — сложный процесс внедрения, — поделился Сергей Рыжиков. — Кроме того, не всегда можно объективно оценить ход процесса внедрения и его результаты.
Для того, что стимулировать сотрудников использовать CRM в повседневной работе, разработчики полностью изменили раздел «Сделки». Здесь отображаются суммы сделок, проведенных сотрудниками — тех, что уже завершены и тех, что в работе. И еще здесь есть рейтинг продаж, по которому каждый пользователь может узнать, на каком месте он находится по сумме завершенных сделок. По количеству сделок в работе каждый пользователь может увидеть свою загруженность (а руководитель может увидеть, равномерно ли загружены менеджеры отдела продаж).
Важно отметить, что все новшества «Битрикс24.CRM» доступны не только в платной, но и в бесплатной версии.
Поддержка пользователей стала доступной для всех
— Мы собрали самые популярные вопросы пользователей, опубликовали ответы на них, и в итоге пришли к тому, что 89% пользователей находят ответы на свои вопросы на сайте проекта, не обращаясь к специалистам по поддержке, — описал новшество Сергей Рыжиков. — Многим удобно получить ответ сразу, а не ждать несколько дней. Это стало основой для концептуального изменения поддержки.
Теперь вся справочная информация доступна любому сотруднику прямо на странице этого раздела. Можно посмотреть заранее подготовленные ответы распространенные вопросы, увидеть обучающие видеоролики и написать сообщение специалисту поддержки, если вы так и не нашли то, что искали. Найти справочные и обучающие материалы также можно, воспользовавшись функцией «Умный поиск».
«Битрикс24.Диск» теперь можно интегрировать с внешними облачными сервисами
«Битрикс24.Дис» — очень удобный инструмент, позволяющий хранить и редактировать документы, а также обмениваться ими. Основная проблема, с которой сталкиваются компании при его внедрении — необходимость объединить массивы данных, хранящиеся на разных облачных сервисах. Теперь любой пользователь может подключить в внешний файловый сервер — Dropbox, Google.Drive, Яндекс.Диск. Документ так и останется во внешнем хранилище, но будет доступен пользователям портала.
Компаниям, использующим бесплатную версию продукта, доступно 5 Гб для хранения данных, для компаний, применяющих верхний тарифный план, количество места не ограничено.
Видеозвонки теперь отображаются в HD-качестве
Помимо улучшения качества изображения, добавлена возможность продемонстрировать собеседнику свой экран во время разговора. Кроме того, поддерживается разрешение 16:9.
Добавлена возможность создавать шаблоны задач
Для тех, кто активно пользуется задачами, реализована поддержка шаблонов с подзадачами и чек-листами. Потому что в любой компании есть системные задачи, реализация которых всегда проходит по одному и тому же сценарию. Теперь можно одним кликом создать задачу, несколько подзадач к ней и чек-лист для контроля хода выполнения. Более того, с помощью конструктора шаблонов можно создавать свои сценарии с неограниченным количеством подзадач, условиями их постановки и выполнения.
Авторизоваться на портале можно через социальные сети
Реализован сценарий авторизации из социальных сетей. Если раньше через них можно было только зарегистрироваться, то теперь одним кликом можно авторизоваться через «ВКонтакте», Facebook или Google+, и пользоваться всеми инструментами для работы. С мобильного телефона можно делиться любыми типами информации — файлами, фотографиями и видеороликами. Там же пользователь может увидеть все обновления «Живой ленты».
Интеграция с платформой «1С»
К началу рабочего дня руководитель может публиковать для своих сотрудников актуальные новости из внешних источников, и в первую очередь — информацию из «1С»: статистику, состояние расчетов и т.д. Кроме того, есть возможность настроить автоматическую публикацию расписания на день из для каждого пользователя, отчетов для руководителей и комментариев к ним для сотрудников.
— Мы добавили новую кнопку в «1С» — «Обсудить в », — отметил Сергей Рыжиков. — Для того, чтобы воспользоваться ею, достаточно подключить свой к платформе. После этого можно открыть любой документ, содержание которого вызывает у вас вопросы, нажать эту кнопку и опубликовать документ в «Живой ленте» со своими комментариями. Можно настроить регулярную публикацию любой информации из «1С» для любого круга пользователей портала.
Приложения для работы с активно создают и сторонние разработчики, мы предоставили такую возможность всем желающим, открыв Rest API для своих приложений, Приложения можно публиковать на Маркетплейс без регистрации и предварительной модерации, для себя лично и для других компаний.
О проекте
12 апреля 2015 проекту исполнилось три года. За это время на сервисе зарегистрировано более 450 тысяч компаний. Из них более 70 тысяч компаний используют портал каждый день. Среднее количество сотрудников компании, ежедневно использующей, также увеличилось: теперь их больше 60. Доступность проекта составляет 99,99%. Почти 50 млн. сообщений пользователи оставили в «Живых лентах» своих компаний, совершили 4 млн. звонков (42 тысячи звонков в день). Выполнено 13 млн. задач, запланировано 16 млн. событий в календарях, 9 млн. контактов в CRM, 225 стран и 8 языков.
Недавно была запущена китайская локализация сервиса на традиционном и упрощенном языках. В ближайших планах — локализация для Бразилии на португальском языке, а также для Казахстана и Белоруссии.