Модернизация корпоративного портала холдинга «Русклимат»
 
Модернизация корпоративного портала холдинга «Русклимат»
05.09.2019 13:07:47
Разработка
32
Модернизация корпоративного портала помогла холдингу «Русклимат» сэкономить 6 млн руб уже в первый год. Торгово-производственный холдинг «Русклимат» специализируется на производстве и обслуживании систем кондиционирования, вентиляции, отопления и инжинирингового сопровождения проектов. Работает с 1996 года.

Русклимат сегодня это 5000 сотрудников, 6 заводов в России, Азии и Европе, 18 000 торговых точек и ежедневные поставки климатического оборудования более чем в 30 стран мира.

Чтобы обеспечить слаженную работу всех подразделений, руководство компании инвестирует во внедрение новых IT-технологий.

В марте 2018 года было принято решение модернизировать корпоративный портал на «1С-Битрикс24», который используется много лет и постепенно перестал удовлетворять растущим потребностям бизнеса.

О ситуации

Холдинг «Русклимат» быстро растет: открываются филиалы, увеличивается штат. За период с 2012 по 2017 компания выросла в 10 раз.

Такая скорость роста сказалась на качестве внутренних процессов. То, что быстро решается в небольшой компании, требует в разы больше времени и денег, когда речь идет о тысячах сотрудников в разных городах и странах.

Вопросы, которые предстояло решить команде проекта:

  • Отсутствие единого коммуникационного пространства: сотрудники общались по телефону, электронной почте и в мессенджерах. Важные задачи смешивались с рутиной, часть из них забывалась и откладывалась из-за потока новых задач.

  • Сложность управления проектами: десятки одновременно реализуемых проектов в производстве, маркетинге, продажах, логистике и ИТ частично фиксировались на корпоративном портале, в управляющем расписании, а порой – с помощью электронной почты и даже устно. Использование портала не было обязательным, проектный офис отсутствовал. Зачастую единственной возможностью узнать статус проекта был телефонный звонок ответственному сотруднику.

  • Трудоемкость сбора и обработки информации, подготовки отчетности: большой объем оперативной информации хранился в Excel-таблицах и Word-файлах, обрабатывался вручную и рассылался по электронной почте. Данные часто были неполными, быстро устаревали, на обновление файлов уходило много времени.

 

С помощью «1С-Битрикс24» компании удалось решить эти задачи, сделать работу сотрудников более эффективной, повысить мотивацию и сэкономить более 6 миллионов рублей уже в первый год после завершения проекта.

Выбор платформы

Компания знакома с продуктами «1С-Битрикс» более 7 лет. В 2011 году с помощью «1С-Битрикс: Корпоративный портал» был разработан первый внутренний сайт, который хранил информацию о сотрудниках и реализовывал несколько базовых сервисов.

Руководство холдинга понимало, что возможности интранет-порталов значительно шире, и приняло решение обновить систему.

Критериями выбора платформы стали:

  • Функциональные возможности системы и перспективы развития

  • Простота использования

  • Наличие мобильного приложения

  • Стоимость лицензии и общая стоимость владения

  • Количество партнеров, выполняющих внедрение, доработку и техническую поддержку

В результате тендера было принято решение остаться на платформе «1С-Битрикс» и заняться его модернизацией. В качестве партнера была выбрана компания Эм Си Арт, специализирующаяся на внедрении корпоративных порталов Битрикс24.

Решения

Порталом пользуются все сотрудники холдинга (кроме тех, чьи обязанности не связаны с работой на компьютере). На платформе «Битрикс24» реализованы как возможности, полезные для каждого специалиста независимо от должности, так и специфические инструменты работы подразделений, таких как:

  • Производство

  • Логистика

  • Продажи

  • Маркетинг

  • HR

  • Финансы

  • ИТ

  • Юридический департамент

  • АХО

Портал интегрирован с ERP-системой, CRM, внутренними IT-системами. Обмен информацией по кадровым событиям, учету рабочего времени, командировкам, многим финансовым показателям происходит автоматически.

Рассказывает ИТ директор Алексей Иконников

«Проект модернизации корпоративного портала был стратегически значимым для холдинга: теперь с его помощью реализуются все важные проекты, принимаются серьезные управленческие решения. Вместе с коллегами из Эм Си Арт нам удалось создать функциональное, и при этом простое для пользователей решение».

Общение внутри холдинга

Раньше сотрудники предпочитали общаться по телефону или электронной почте. Сейчас они оценили преимущества портала. Активно используются чаты и рабочие группы. Прямо из рабочего чата можно создавать задачи или сообщения. Руководство оценило возможность учета рабочего времени и анализа эффективности.

Следующий шаг – внедрение IP-телефонии. По результатам пилотного проекта, экономия на внутренней связи достигла 30% за счет отказа от стационарных аппаратов.

В будущем компания планирует перевести все разговоры в «Битрикс24». Появится единая номерная емкость для всех 111 филиалов. Сотрудники смогут звонить друг другу через мобильное приложение или с помощью гарнитуры для десктопа.

Удобство и безопасность

Чтобы обеспечить безопасность критических данных, была построена уникальная двухпортальная архитектура. Один портал доступен извне и на нем ведется коммуникация, второй - в закрытом контуре, доступ к нему возможен только из корпоративной сети РУСКЛИМАТ. Для сотрудников переход между этими порталами абсолютно незаметен.

Теперь доступ к большей части информации открыт для работников в офисе и на производстве, а при уходе сотрудника из компании он автоматически деактивируется из всех рабочих чатов. Раньше, при использовании WhatsApp и Viber уволившийся коллега мог долго оставаться в рабочих группах.

Коммуникационная матрица

У холдинга разветвленная структура, большое количество внутренних процедур и тех, кто за них отвечает. Данные обновляются постоянно. Раньше информация об ответственных хранилась в Excel и периодически рассылалась по электронной почте. Это трудоемко для отправителей и не удобно для получателей, ведь не все замечают, что пользуются не последней версией документа.

Разработчики создали специальный модуль – коммуникационную матрицу. Сотрудник выбирает проблему, а система выдает список регламентных действий и контакты тех, кто поможет ее решить. Инструмент активно используется, например, в отделе логистики, а также является незаменимым помощником для новичков из любого отдела.

При этом руководство компании отслеживает статистику кликов — чтобы понять, какие процессы вызывают больше всего вопросов. Если ответ не найден, это тоже фиксируется.

Решение работает и на мобильном приложении, что сильно облегчает доступ к решению задач для сотрудников «в полях».


Ведется внедрение чат-бота, который позволит находить ответы на нужные вопросы прямо интерфейсе чата с сотрудником.

Управление проектами

Раньше задачи по любым проектам ставили по электронной почте, в мессенджере или по телефону. Частично они фиксировались в старой версии портала, но его функционал был очень ограничен, а использование – не обязательным.

Разработчики создали «конструктор», с помощью которого из бизнес-процессов собирается задача. С порядком действий, эталонной оценкой и точными сроками. Там же хранятся комментарии заказчиков и исполнителей.

Этот инструмент используют во всем холдинге. Больше всего он помогает в работе проектного офиса и в департаменте стратегического маркетинга.

Департамент Стратегического Маркетинга (ДСМ) определяет стратегию развития бизнесов холдинга в разрезе продуктовых решений, ценообразования, продвижения, каналов распределения и синхронизирует маркетинговые активности внутри бизнес-единиц. ДСМ состоит из 4 подразделений, у каждого из которых свои задачи и KPI.

Руководителю ДСМ требовались эффективные и простые инструменты для планирования, контроля исполнения текущих задач и оценки результатов.

Всю работу департамента разложили на 61 бизнес-процесс и 40 типовых задач: от написания пресс-релизов и подготовки буклетов до разработки рекламных кампаний и съемок видеороликов. Новый механизм работы с задачами был введен в обязательное использование специальным приказом по компании.

Автоматизация бюджетного планирования, трекинг кампаний и оценка в реальном времени соотношения затрат, динамики продаж, получаемых метрик позволили оперативно сокращать либо переносить бюджеты с проекта на проект с товарной категории на товарную категорию. Так, своевременно полученные данные по продажам кондиционеров, остаткам на складах, отчетам продавцов позволили оперативно остановить интернет-кампанию и сэкономить 4 миллиона рублей.

За три месяца запуска проекта в тестовом режиме сокращение издержек на фриланс составило 940 тысяч рублей. С учетом двух пиковых сезонов, годовая экономия на фриланс составила 2,2 миллиона рублей.

Уже через три месяца после запуска проекта производительность сотрудников выросла в 1,75 раз, своевременность выросла с 60% до 93%, средний процент положительных оценок со стороны бизнеса составил 91% (стартовали с 80%). Менеджеры получили прозрачный инструмент, благодаря которому могут в режиме реального времени отслеживать свои показатели.

Открытая, прозрачная и понятная система мотивации дала возможность исполнителям управлять собственными ресурсами и оценивать степень влияния своих действий на результат.

Говорит руководитель департамента стратегического маркетинга, Мина Хачатрян 

«Сегодня эффективность и результативность маркетинга во многом определяется глубокой интеграцией с IT, HR и финансами. Именно подобное взаимодействие делает его успешным. Кастомизированный под наши цели и задачи проект Битрикс 24 помог нам повысить эффективность управления проектами и задачами, улучшить внутренние коммуникации, оптимизировать процессы планирования и создания отчётности, согласования документов, бюджетирования и вложенного капитала».

Результаты

Корпоративным порталом регулярно пользуются 3 тысячи человек. Сотрудники сразу ощутили, что стало проще и удобнее общаться, находить нужную информацию, отчитываться о проделанной работе. Руководители подразделений отмечают, что проекты стали более формализованы и прозрачны, информация непротиворечива и легко доступна, даже вне офиса, из мобильного приложения. При этом доступы разграничены, а информация надежно защищена.



Также холдинг получил ощутимую финансовую выгоду: только департамент маркетинга отчитался об экономии более чем в 6 миллионов рублей. Отдел IT, использующий портал для поддержки пользователей и управления внутренними проектами автоматизации, также отметил сокращение издержек и повышение эффективности работы.

Об интеграторе

Эм Си Арт — существует с 1999 года. За 20 лет работы компания собрала команду профессионалов, знания и умения каждого из которых подтверждены успешными проектами.

Компания работает как с российскими, так и с зарубежными компаниями: с Германией, Австрией, Италией, Швейцарией, Англией, Австралией и США.

Офисы расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Гамбурге, Берлине, Дюссельдорфе, Мюнхене и Вене.

Основные компетенции сосредоточены вокруг внедрения безопасных и удобных корпоративных порталов «Битрикс24» для крупных компаний — более 300 кейсов.

Компания работает с самыми разными отраслями, но наибольший опыт накопила в продажах, производстве, фармацевтике и образовании.

Теги: Русклимат
Загрузка...